FlexiBee je moderní ekonomický systém určený pro malé a střední firmy či firmy vedoucí účetnictví a pro drobné podnikatele vedoucí daňovou evidenci. Jedná se o plně lokalizovatelný produkt s podporou vzdáleného přístupu. Funkčností pokrývá podvojné účetnictví, homebanking, skladové hospodářství, evidenci majetku a leasingu, mzdy, pohledávky/závazky a má řadu dalších modulů. Program poskytuje intuitivní uživatelské rozhraní s podporou evropské legislativy. FlexiBee je dostupný pro operační systémy Windows, Linux a Mac OS X.

Modul Popis
Desktopová aplikace Desktopová aplikace pro Windows, Linux a Mac OS X
Daňová evidence Daňová evidence pro živnostníky.
Podvojné účetnictví Podvojné účetnictví pro podnikatele v ČR a SR.
Fakturace Snadná fakturace s provázaním se skladovým modulem a ceníkem s podporou čteček čárového kódu.
e-Faktura ISDOC Podpora e-Faktury ISDOC pro import a export mezi partnery. Lze také posílat PDF faktury včetně elektronického podpisu.
Importy a exporty XML Možnost importu a exportu XML dokumentů.
Banka Evidence bankovních operací s možností načítat elektronické výpisy. Generování zálohových daňových dokladů na pokyn uživatele.
Elektronické bankovnictví Elektronické bankovnictví umožňuje snadné propojení s mnoha bankami (homebanking).
Pokladna Zpracování libovolného počtu pokladen.
Cizí měny a Euro Podpora cizích měn (včetně EUR), podpora duální měny, kurzové listky, automatické stahování kurzů, ...
Adresář Adresy firem obsahují kontakty, události a bankovní spojení dodavatelů.
Ceník Možnost evidovat ceník zboží a služeb s možností provázání se skladem.
Čtečky čárového kódu Podpora čteček čárového kódu pro práci se skladem a rychlý prodej.
Více jazyků Podpora několika jazyků umožňuje vést tuzemský i zahraniční ceník, tisknout cizojazyčné faktury a komunikovat s aplikací v různých jazycích.
Editor tiskových sestav Externí editor tiskových výstupů (možnost vytvářet vlastní výstupy).
Specializovaná aplikace Specializovaná aplikace pro Windows, Linux a Mac OS X.
Windows, Linux a Mac OS X Široká podpora serverových i klientských operačních systémů.
Sklad (metoda průměrných cen) Evidence skladů a zboží na skladě (A+B) s podporou průměrných skladových cen.
Mobilní přístup Možnost přístupu k ekonomickému systému pomocí mobilních telefonů.
Webový přístup Možnost přístupu k ekonomickému systému pomocí webového prohlížeče.
Vzdálený přístup Vzdálený přístup umožňuje komunikovat bezpečně s ekonomickým systémem odkudkoliv ze světa přes internet.
Majetek Evidence drobného a dlouhodobého majetku a leasingu.
Personalistika a mzdy Standard: 25 Personalistika a mzdy zaměstnanců.
REST API (jen čtení) Snadné a pokročilé rozhraní pro napojení systémů třetích stran na FlexiBee (jen pro čtení).
Více legislativ Možnost vést firmy zohledňující legislativy více zemí.
Zakázky a střediska Možnost evidence dle zakázek a středisek a možnosti následné analýzy.
Upomínky Automatické generování upomínek.
Výrobní čísla Podpora evidence výrobních čísel na skladě.
Stromová struktura ceníku Možnost kategorizovat a strukturovat ceník.
Zamykání dokladů Možnost zamykat a schvalovat doklady a období.
Zodpovědná osoba Zodpovědná osoba v adresáři, na dokladech, zakázkách a v analýze prodeje.
Sklad (metoda FIFO) Evidence skladů a zboží na skladě (A+B) s podporou FIFO skladových cen (první tam, první ven).
Rezervace Možnost rezervace zboží na skladě. Vydáte vždy správné množství.
Šarže a expirace Snadné vydávání zboží s ohledem na šarže či expirace (trvanlivost).
Rozšířený ceník Rozšířený ceník s možností tvorby cenových hladin, slev, akcí a poplatků.
Cenové úrovně Pokročilá cenotvorba pomocí definicí pravidel a cenových úrovní.
Nabídky, poptávky, objednávky Pokročilý modul evidence poptávek, nabídek a objednávek a jejich provázání se systémem.
Automatický výpočet penále Automatický výpočet penále při pozdním placení faktur.
Analýza prodeje Manažerská analýza prodeje (odběratelé/zboží)
Sady a komplety Sady a komplety, které umožní snadno prodávat sady zboží.
Uživatelské dotazy Specializované uživatelské dotazy.
Pokročilé aktivity Pokročilé události, náklady na událost,
Pokročilá parametrizace Podpora pokročilé parametrizace pro přesnější přizpůsobení
Pokročilá přístupová práva Široké možnosti omezení přístupových práv k datům a částem programu.
Intrastat Výkaznictví intrastat.
Středisková cenotvorba Možnost mít cenotvorbu určenou pro střediska
Integrované skenování Integrované skenování pro rychlé zadávání dat (zatím pouze Windows).
Minimální marže Možnost nastavení minimální marže a její kontrola při prodeji.
Umístění ve skladu Možnost definovat umístění ve skladu (police, regal, místnost)

Podvojné účetnictví a daňová evidence

FlexiBee umožňuje vést v České Republice podvojné účetnictví pro podnikatele, daňovou evidenci pro drobné podnikatele a také účetnictví příspěvkových organizací. Ve Slovenské Republice je možné vést podvojné účetnictví pro podnikatele.

Obecné vlastnosti

Windows, Mac OS X, Linux

FlexiBee přichází s řadou unikátních vlastností, které nejsou u produktů této třídy běžné. Řada zákazníků například oceňuje možnost vzdáleného přístupu skrze Internet, která jim dává možnost snadného přístupu do účetnictví ze vzdálených pracovišť. To vše bez nutnosti složité synchronizace účetnictví mezi jednotlivými pobočkami. Stejným způsobem lze také snadno nahlížet do účetnictví, které vám vede účetní firma.

Česká, Anglická a Německá vlajka

Systém je lokalizován do více jazyků a je tak možné jej provozovat v českém, anglickém i jiném jazykovém nastavení. Do účetnictví tak může snadno přistupovat i zahraniční majitel firmy, s kterým bude program komunikovat v jeho mateřském jazyce včetně tiskových výstupů. Program též umožňuje účtovat v rámci jiné evropské legislativy. Je také možné vše vést ve více jazycích (mít tak český a anglický ceník).

Ovládání

Pracovní plocha programu

Při vývoji je kladen maximální důraz na jednoduchý a intuitivní přístup k všem funkcím a vlastnostem. Vnitřní struktura systému a jeho provázanost umožňuje snadno vidět všechny provázané nebo související doklady a číselníky. Pro každou skupinu dokladů se stejnou nebo podobnou skupinou vlastností lze vytvořit šablonu. V ní lze nastavit společné parametry, které lze převzít při vytváření dokladu.

Naší snahou bylo, aby se vám s programem pracovalo co možná nejjednodušeji a do jeho ovládání co možná nejsnáze pronikli. Pokud se tedy například podíváte na okno s vydanou fakturou a bankou, zjistíte, že si jsou podobné.

Více v nápovědě: ovládání programu…

Snadná filtrace, řazení a vyhledávání

Filtrace

Program poskytuje několik mocných nástrojů, díky kterým naleznete to, co hledáte. Postavte se do libovolného sloupce v tabulce a prostým psaním začnete vyhledávat hodnoty ve vybraném sloupci. Pokud dáváte přednost klasickému dialogu pro vyhledávání, klepněte na ikonku lupy a zadejte výraz, který hledáte, spolu s doplňujícími podmínkami.

Tabulky lze snadno seřadit podle konkrétního sloupce jednoduchým klepnutím na jeho hlavičku. Při stisknuté klávese CTRL vám program dává možnost řazení podle více sloupců.

Pokud chcete zobrazit jen konkrétní položky tabulky, máte k dispozici pokročilý nástroj na filtrování. Ten vám umožňuje definovat pravidla, podle kterých se zobrazí jen ty položky, které chcete vidět. Řada tabulek navíc obsahuje předdefinované rychlé filtry, které pokrývají nejčastější způsoby filtrace nad danými tabulkami.

Střediska, zakázky, štítky, …

Rychlý přístup k datům je důležitý a tak můžete data řadit a třídit dle všech údajů, které evidujeme.

Program umožňuje evidovat všechny záznamy dle střediska, zakázky (ty je možné i automaticky zakládat) a uživatelsky definované štítky (např. DŮLEŽITÉ, VIP, …). Abyste nemuseli vše definovat pokaždé ručně, je možné si předvyplnit do tzv. typů dokladů (šablony dokladu).

Adresář

Adresář

V rámci modulu Adresář můžete evidovat všechny potřebné informace o odběratelích, dodavatelích a potencionálních partnerech firmy. Můžete též vybírat firmy v rámci zadaných podmínek a tisknout pro ně různé přehledy. Adresář se skládá z několika seznamů, které dohromady tvoří komplexní informace o firmě. Skupiny firem umožňují členit firmy do skupin dle podobného či stejného zaměření nebo významu a usnadňují tak vytváření účetních dokladů. Každé skupině lze zadat jejich účtování a při tvorbě pohledávek nebo závazků jsou automaticky přenášeny účty pro odběratele nebo dodavatele.

Na každou firmou jsou navázány kontakty, události vyplývající z komunikace a z úkolů vznikajících při řešení obchodních nebo jiných vazeb či místa určení, na kterou má být dopravováno zboží. U obchodních řetězců jsou to prodejny, u výrobních firem to mohou být provozovny. K jednotlivým adresám lze přiřadit libovolný počet štítků, pomocí níž lze k firmě přiřadit různé vlastnosti. Pomocí nich lze filtrovat a vyhledávat firmy dle libovolných kritérií.

Více v nápovědě: obchodní partneři…

Zboží

Ceník

Modul zahrnuje práci s ceníkem, umístěním zboží nebo materiálu na skladech či vedení skladového hospodářství metodou průměrných cen nebo FIFO. Karty ve skladech je možné lokalizovat do místností, regálů a polic. Modul Zboží je propojen s moduly Nákup a Prodej. Při tvorbě vydané faktury tak lze například přímo vytvářet výdejky na sklad. Skladové karty jsou definovány jako roční, což znamená, že každý rok má definovaný počáteční stav a tím je pro firmu snazší jejich správa.
Při práci se zbožím můžete také využít podpory čteček čárového kódu.

V rámci modulu lze též vytvářet skupiny zboží a materiálů, které si s sebou nesou i vlastní nastavení zaúčtování. Díky tomu se nemusíte při tvorbě faktury nebo výdejky starat o to, jak se má položka dokladu zaúčtovat. Zboží se u skladu přijímá či vydává pomocí příjemek, resp. výdejek, které se vytvářejí ručně či automaticky při fakturaci.

Samozřejmostí je i podpora tisku štítků na zboží – ať již na samolepící archy nebo pomocí specializovaných tiskáren Zebra.

Můžete také využít rozšířeného ceníku, který umožní tvorbu cenových úrovní pro své partnery (např. zlatý partner) či dočasně omezené akce na zboží.

Díky přehledu Skladové pohyby máte přehled o všech skladových pohybech. Pomocí standardní filtrace máte možnost vytvářet přehledy skladových položek nebo vyhledávat skupiny pohybů podle zadaných kritérií nezávisle na skladových kartách nebo dokladech.

Více v nápovědě: zboží…

Rezervace

Skladová evidence umožňuje ve spolupráci s objednávkami a fakturami rezervovat zboží na skladě. Díky tomuto systému zajistíte, že po objednání zboží a jeho doručení, budou vyřízeni nejdříve rezervované zakázky.

Šarže a expirace

Pokud vydáváte zboží s omezenou trvanlivostí (expirací), můžete u každé příjemky na sklad uvést šarži a expiraci. Při vydávání zboží ze skladu tak můžete zohledňovat expiraci (trvanlivost) nebo číslo šarže.

Výrobní čísla

Pokud prodáváte zboží s výrobními nebo sériovými čísly, můžete je ve FlexiBee snadno evidovat. Při naskladnění zadáte jejich přehled a při vyskladnění jedno z nich vyberete.

Nákup / Prodej

Vydaná faktura

Modul Prodej kompletně obslouží prodej ve firmě. Při tvorbě vydaných faktur lze automaticky vytvářet výdejky ze skladu. Cesta od zálohové faktury přes zálohový daňový doklad po výslednou fakturu je zde velmi snadná a přehledná. Účetní vazby mezi jednotlivými fakturami a uhrazujícími doklady nedovolují tyto operace špatně zaúčtovat.
Při prodeji můžete také využít podpory čteček čárového kódu.

Typy faktur (jinak též šablony) umožňují nastavit základní parametry dokladu jakou jsou zaúčtování, způsob platby, dokladové řady atd. Výběrem Typu faktury se na dokladu předvyplní jeho hodnotami doklad. Samotné faktury jsou automaticky číslovány dle vámi zadaného formátu, fakturace skladových položek automaticky vytváří výdejky a pokud to budete potřebovat, můžete jedním stisknutím tlačítka vytvořit pokladní doklad.

Souhrnný přehled všech fakturačních položek umožňuje získat informace napříč spektrem odběratelů. Pomocí standardní filtrace lze vytvářet přehledy fakturačních položek nezávisle na datu vzniku dokladu. Příkladem může být přehled položek pro jednoho odběratele za určité období seřazené podle kódu zboží a data vystavení.

Příkaz k úhradě umožňuje definovat příkazy k úhradě ze seznamu faktur s možností jeho doplnění. Program podporuje export příkazu do elektronických formátů většiny bankovních ústavů. Při tvorbě přijaté faktury můžete předem nastavit, z jakého vašeho účtu chcete fakturu hradit a tím si usnadníte práci. V nastavení programu zadáte, zda je nutný podpis faktury před vytvořením příkazu k úhradě. Pověřená osoba faktury podepíše a tím jsou připraveny pro tvorbu příkazu. Pokud je faktura nepodepsaná, není možné ji proplatit.

Ke každému dokladu je možné také přikládat přílohy a k těm pak přistupovat z celého světa.

Více v nápovědě: prodej…, nákup…

Elektronická fakturace

E-faktura

FlexiBee podporuje širokou škálu způsobů pro elektronickou fakturaci. Můžete zákazníkům zasílat PDF soubory s fakturou či objednávkou. Můžete také využít elektronickou fakturaci ISDOC, která je podporovaná napříč ekonomickými systémy. Všechny dokumenty můžete samozřejmě přímo ve FlexiBee podepsat elektronickým podpisem.

Peníze

Párování a peníze

V rámci modulu Peníze je jednoduché propojování dokladů banky nebo pokladny. Jednoduše postačí napsat variabilní symbol, klepnout na tlačítko pro propárování a vše ostatní se provede automaticky. Pomocí tlačítka Vazby pak můžete snadno prohlížet spárované doklady. Účetní vazby dovolí měnit zaúčtování faktur nebo uhrazujících dokladů a odpovídající účty jsou promítnuty na svá místa. Díky uvedené vlastnosti není možné rozbít účetní saldo. Odpadne vám tak mnoho hodin dohledávání, kde se stala účetní chyba, a proč nesouhlasí sestava.

Modul umožňuje přímo z pokladny vytvářet karty majetku. Bankovní výpisy pak můžete vytvářet ručně nebo je importovat z elektronického bankovnictví. FlexiBee podporuje přenosy dat s většinou bankovních ústavů působících na území České republiky.

Více v nápovědě: peníze…

Homebanking

Příkaz k úhradě

Funkce Homebanking v programu podporuje nejpoužívanější formáty dat bankovních domů. Pomocí bankovních výpisů v elektronickém formátu máte možnost importovat do FlexiBee informace o proběhlých bankovních transakcích. Z programu lze též vytvářet příkazy k úhradě, které lze později v elektronické podobě nahrát vaší bance a provést tak hromadnou úhradu. Program podporuje nejčastěji používané formáty výměny dat jako jsou ABO, GEMINI, GEMINI XML, KB Best, CityBank, CityBank-Direct či MultiCash (seznam podporovaných bank).

Více v nápovědě: bankovní účty…

Obchod

Přijatá objednávka
Přijatá poptávka

Slouží k vystavování, přijímání a evidenci odběratelských a dodavatelských objednávek. Modul je úzce provázán s modulem adresář, vydané fakturysklad. Umožňuje rezervovat odběratelům zboží na skladě, vystavovat cenové nabídky apod.

Vydaná nabídka Nabídky vydané
Nabídky vydané můžete vytvářet ve variantách. Pošlete svému odběrateli nebo potenciálnímu odběrateli nabídku. Po diskusi s ním dojde ke změně nabídky. Vytvoříte automaticky variantu nabídky a provedete změny. Na nabídku můžete navázat libovolné doklady uložené ve vaší počítačové síti. Po dohodě s odběratelem vytvoříte objednávku přijatou.
Objednávky přijaté
Při tvorbě objednávky je využita automatizovaná cenotvorba (definovaná v modulu ceník). Pro položku objednávky můžete vytvořit rezervaci na skladě, které je vázaná pouze pro uvedeného odběratele a uvolní se pouze po realizaci objednávky. Při realizace objednávky je brán zřetel na aktuální stav skladu. Můžete vypočítat tzv. realizovatelnost objednávek. Jedna objednávka může být realizována (vyskladnění a fakturace) na několikrát podle přání obsluhy.
Objednávky vydané
Objednávky vydané mohou vznikat 4 způsoby: ruční tvorba, generace několika objednávek vydaných z jedné objednávky přijaté, vytvoření obsahu objednávky čtením skupiny nehotových objednávek přijatých. Posledním způsobem je automatická generace obsahu jedné objednávky podle podlimitních stavů skladu zboží daného dodavatele.

Vydaná poptávka

Myslíme, že propracovaný obchodní modul může velkoobchodní firmě ušetřit spoustu rutinní práce a o to více máte času se věnovat získávání dalších odběratelů.

Majetek

Majetek

Modul Majetek slouží k evidenci drobného, investičního a leasingového majetku. V rámci modulu je k dispozici velké množství sestav a evidenčních seznamů. Modul umožňuje evidenci majetku (daňové odpisy, účetní odpisy, události a evidenci zápůjček). Dobu účetních odpisů lze během života majetku modifikovat. U evidence leasingů program automaticky vytváří závazky v účetním modulu. Program též umožňuje definovat vlastní nestandardní odpisové skupiny, které lze využít v nestandardních situacích. Pro opakovaně zadávané majetky a leasingy lze vytvořit typy majetků/leasingů a nastavit jejich odepisování. Evidovaný majetek lze též přehledně lokalizovat pro jeho inventuru.

Více v nápovědě: majetek…

Účetnictví

Sestava

Modul umožňuje správu interních dokladů, pohledávek, závazků či účtových rozvrhů. V rámci modulu též můžete provádět uzávěrku účetního období včetně souvisejících tiskových výstupů jako jsou účetní deník, pohyby na účtech či stavy účtů. Zahrnut je též generátor sestav, který umožňuje vytvářet libovolnou uživatelskou sestavu. Ty základní jsou již předdefinovány.

Více v nápovědě: účetnictví…

Tiskové výstupy a export

Náhled tisku

FlexiBee obsahuje velké množství tiskových reportů. Pomocí nich lze tisknout standardní účetní výstupy jako jsou účetní deník, pohyby na účtech, saldo či hlavní kniha. Program též umožňuje tisk seznamů evidovaných dat (i konkrétních záznamů). U nastavení tisku je možné zobrazení náhledu či volba jazyka, v jakém má být tiskový výstup. Je tak možné mít aplikaci s českým jazykovým rozhraním a vytvářet tiskové výstupy v anglickém jazyce (viz více jazyků). Podívejte se také na ukázku faktury v PDF. Všechny generované reporty je možné i snadno odeslat e-mailem či opatřit elektronickým podpisem.

Excel

Pro elektronickou komunikaci je možné tisknout výstupy do standardizovaného formátu PDF či e-faktury ISDOC a ty pak posílat vašim obchodním partnerům. Pakliže chcete dát vašim partnerům možnost další úpravy dat, máte možnost provést jejich export do formátu Microsoft Excel nebo XML. Z těchto formátů je možné i data importovat.

Zabezpečení dat

Bezpečnost je důležitá
Přístup k programu je realizován formou uživatelských účtů. Nemůže tak dojít k situaci, kdy neoprávněná osoba zcizí důvěrná data firmy. Každému uživatelskému účtu lze přiřadit konkrétní roli, která určuje, co smí v účetnictví provádět a co naopak nesmí. Lze také snadno zajistit, aby konkrétní osoba směla přistupovat do účetnictví v režimu prohlížení bez možnosti cokoliv změnit.

Přístupová práva

Přístupová práva umožňují omezovat přístup k datům jak dle modulů (sklady, účetnictví, …) tak i dle dat (dle střediska, typu dokladu, autora záznamu, …).

Podpora

ikonka nápovědy

Uživatel ekonomického systému FlexiBee má nárok na kompletní zákaznickou podporu. V rámci služby Záruka si můžete váš program během roku aktualizovat na novější verze a všechny legislativní a funkční změny systému se tak k vám dostanou ihned po jejich zanesení do programu. V rámci služby máte též nárok na technickou podporu. První rok můžete využívat podporu zdarma a po zakoupení systému po 1. září máte nárok na bezplatnou podporu i následující rok. V rámci programu je též k dispozici nápověda, která uživateli pomůže zodpovědět ty nejčastější dotazy, které jsou s užíváním účetního software spojené.