Funkci uživatelských e-mailových šablon nalezneme v menu Nástroje - Uživatelské mailové šablony.

Formulář obsahuje seznam všech emailových šablon, které můžete připojovat k typům dokladů (nebo aktualizaci mezd) a při odeslání se doklad pošle s textem vybrané šablony. Pokud nevyberete žádnou šablonu, použije se výchozí text. Uživatelské mailové šablony jsou dostupné pouze pro licenci Premium.

Abychom mohli šablonu použít, musíme si ji nejprve vytvořit právě v menu Nástroje - Uživatelské e-mailové šablony. Zde klikneme na tlačítko Nový a vyplníme libovolnou Zkratku a Název šablony. Pokud potřebujeme vyplnit název ve více jazycích, klikneme na tlačítko + a vyplníme cizí překlad.

Do prázdného pole Šablona poté vyplníme požadovaný text. Aby se nám údaje změnily s každým dokladem, můžeme použít tzv. Freemarker proměnné. Tyto proměnné jsou šablonovacím jazykem Javy, ve které je program ABRA Flexi naprogramován. Bez těchto proměnných se proto při definování uživatelských šablon neobjedeme. Proměnné se uzavírají do složených závorek { } a na začátek proměnné vždy dáváme ikonu $:

${application} - název aplikace, tedy “ABRA Flexi”

${user} - objekt uživatele, se kterým můžeme dále pracovat

${company} - Nastavení firmy

- V e-mailových šablonách je nyní možné zobrazit jakékoliv pole z nastavení firmy, popis naleznete na adrese: server/c/firma/nastaveni/properties

${uzivatelJmeno} - Vaše křestní jméno

${uzivatelPrijmeni} - Vaše příjmení

${titulJmenoPrijmeni} - Vaše celé jméno, včetně dosažených titulů

${nazevFirmy} - Název firmy

${object} - obecný přístup na předávaný objekt

${doklad} - doklad určený k odeslání

Pokud potřebujeme např. telefonní číslo uživatele, který e-mail posílá, použijeme proměnnou $(user), kterou zmodifikujeme na ${user.mobil}. Vždy vycházíme z proměnných dané evidence server/c/firma/evidence-list:

(Pokud máme firmu Zahradnictví a adresa našeho serveru, kam se klasicky připojujeme a kde máme i zakoupenou licenci je zahranictvi.flexibee.eu, zadáme do prohlížeče následující: zahradnictví.flexibee.eu/c/zahradnictvi/evidence-list)

Pokud potřebujeme evidenci uživatel, je objektem ve freemarkeru "user". Příkladem je výše zmiňovaný mobil přihlášeného uživatele: ${user.mobil}

Případně se můžete podívat na obecné proměnné na demoverzi, např: https://demo.flexibee.eu/c/demo/faktura-vydana/properties

Proměnné můžete skládat do sebe, tedy např. pokud potřebujeme splatnost konkrétní faktury, použijeme proměnnou:

${doklad.datSplat}

Pokud bychom chtěli celkovou částku na konkrétní faktuře, použijeme proměnnou:

${doklad.sumCelkem} apod.

Pakliže chceme uvést datum např. 1. upomínky, podíváme se do properties a zjistíme, že proměnná pro 1. upomínku je datUp1. Budeme tedy postupovat stejně jako ve výše zmíněném případě a to ${doklad.datUp1}, pro 2. upomínku ${doklad.datUp2} či pro pokus o smír ${doklad.datSmir}:

Místo proměnné doklad můžeme také volit pole object, tedy ${object.datUp1}.

Níže se můžete podívat, jak by mohla vypadat nastavená šablona s užitím Freemarker proměnných.

Tip pro zadávání: Šablonu je možné zadat v HTML, můžete tedy využít základní značky tohoto jazyka pro formátování textu, například odřádkování <br/> , odstavce <p></p> a další.

Po odeslání se do proměnných doplní konkrétní hodnoty, e-mail tedy bude vypadat následovně:

Na kartě použití vybereme, pro které doklady budeme chtít šablonu používat zaškrtnutím příznaku u konkrétního pole. Pokud máme jednu šablonu pro všechny typy dokladu, stačí zaškrtnout na nastavení šablony evidenci, pro kterou platí a není nutné ji definovat na typu dokladu.

Pole na kartě Texty jsou pouze informační a slouží pro interní popis nebo poznámku k dané šabloně, např. pro lepší přehlednost nebo komunikaci s týmem.

Na kartě Nastavení si zvolíme odesílatele a předmět e-mailu. Pole Odesílatel slouží pouze pro odesílání e-mailů přes SMTP server. Pokud máte v nastavení SMTP server uvedenou jinou e-mailovou adresu než v šabloně, Odesílatel nastavený na šabloně má přednost.

V předmětu e-mailu můžeme také využívat Freemarker proměnné.

Nyní šablonu přiřadíme ke konkrétnímu typu dokladu. Typy dokladů nalezneme u každé evidence, např. Prodej - Typy dokladů - Typy vydaných faktur. Rozklikneme si příslušný typ dokladu a na záložce Texty na doklad vybereme šablonu, která se má na všech fakturách daného typu použít.

Nastavená šablona má vždy přednost před textem vyplněným v poli Text pro odesílání doklad…

Využití e-mailových šablon v případě zasílání výplatních pásek naleznete zde: Zasílání výplatních pásek přes SMTP | ABRA Flexi (flexibee.eu)