Automatizace činností v ABRA FlexiBee pomocí Integromatu

Populární online služba Integromat automatizuje procesy, které děláte ručně. Propojuje různé aplikace včetně ABRA FlexiBee, přenáší a transformuje data. Velkou výhodou Integromatu je jednoduchost vytváření jednotlivých scénářů. Díky němu je tedy možné si velmi jednoduše automatizovat jednotlivé činnosti, které se při práci s ABRA FlexiBee každý den opakují.

Automatické online stahování bankovních výpisů

Ve FlexiBee je možné online stahovat bankovní výpisy z FIO banky. Pro stažení ale musí uživatel vždy kliknout na tlačítko Stáhnout výpisy online ve službách, v evidenci banka. Pokud chceme na příchozí platbu reagovat co nejrychleji, je potřeba z tohoto procesu vyřadit akce uživatele.

Stahování online výpisů je dostupné v API FlexiBee, proto je automatizace velmi jednoduchá. Jediné, co je potřeba, je poslat PUT nebo POST požadavek na adresu:

/c/{firma}/banka/nacteni-vypisu-online.json

Do scénáře Integromatu tedy vložíme komponentu pro HTTP požadavek. Zadáme adresu pro načítání bankovních výpisů, metodu nastavíme na PUT a zadáme přihlašovací údaje.

Automatické stahování online výpisu

Automatické generování faktur ze smluv

Modul Smlouvy ve FlexiBee umožňuje generování pravidelných faktur vydaných i přijatých. Pokud potřebujete faktury generovat spolehlivě a vždy včas, lze i z této činnosti zásahy uživatele odstranit.

Nejprve si správně nastavíme jednotlivé smlouvy. To je nejdůležitější část. Jakmile kontrolu nad generováním převezme automat, náprava problémů vzniklých nesprávným nastavením by byla velmi obtížná. Jakmile se ujistíte o správném nastavení smluv a generování faktur, je možné opět využít FlexiBee API k automatizaci celého procesu.

Opět využijeme modul Integromatu pro HTTP požadavek a zavoláme PUT nebo POST na adresu:

/c/{firma}/smlouva/generovani-faktur.json

Automatické generování faktir ze smluv

Automatické odesílání faktur e-mailem

Další činností, kterou je možné pomocí Integromatu ve FlexiBee automatizovat, je odesílání faktur e-mailem. Pokud je u faktury nastavena v poli Stav mailu hodnota Odeslat, je možné pomocí API zajistit její odeslání. Všechny ostatní faktury automatické odesílání ignoruje.

Automatické odesílání vydaných faktur se aktivuje PUT požadavkem na adresu:

/c/{firma}/faktura-vydana/automaticky-odeslat-neodeslane.json

Automatické odesílání faktur e-mailem

Zákazníci nyní obdrží označené faktury e-mailem. Nestane se tedy, že obchodník zapomene fakturu poslat.

Další informace, jak nastavit FlexiBee, aby bylo možné doklady automaticky odesílat, jsou dostupné v nápovědě v sekci Odeslání dokladů e-mailem.

Automatické párování

Přes API FlexiBee je možné s využitím Integromatu automatizovat i párování dokladů. Proč by měl uživatel klikat na tlačítko automatické párování v modulu banka nebo pokladna, když tuto činnost za něj může také provádět stroj?

API endpoint, pro spuštění automatického párování, je dostupný na adrese:

/c/{firma}/banka/automaticke-parovani.json

Automatické párování

Na tuto URL pošleme PUT požadavek a FlexiBee začne ihned párovat platby. Automatické párování spojuje doklady při shodném variabilním symbolu a částce. Jiný způsob (přes desktopovou aplikaci jsou dostupné čtyři různé způsoby) není v současné době přes API dostupný.

CSRF protection applied

Při psaní požadavků může FlexiBee občas odpovědět:

CSRF protection applied. If you are using REST API add .xml/.json to URL or add HTTP header Accept: application/xml

Problém je v tom, že každá adresa musí končit na .xml nebo .json. Podle toho, zda chceme odpověď ve formátu XML nebo JSON. Občas se hodí naklikat si i nějaké reakce na provedení nebo neprovedení operace.

Závěr

FlexiBee API ve spojení s možnostmi a jednoduchostí Integromatu je úžasným nástrojem pro automatizaci opakovaných činností.

Ačkoliv podobných výsledků je možné dosáhnout nastavením služby Cron (nebo jiného plánovače úloh), Integromat umožňuje tyto procesy automatizovat i běžným uživatelům. Není nutné instalovat žádný další software. Navíc, všechny automatizační úlohy máte na jednom místě.

A pokud jednotlivým automatizacím nastavíte časový plán úsporně, vystačíte si stále s FREE tarifem Integromatu. Jednou denně stačí např. generovat faktury ze smluv nebo odesílat doklady e-mailem.