Hlídač stavu skladu pomocí Integromatu – notifikace s XLS přílohou

V článku Hlídač stavu skladu pod minimem pomocí Integromatu jsme vám ukázali, jak automaticky posílat e-mailem seznam skladových karet, které jsou pod minimální skladovou zásobou. Co když je ale skladových karet, které mají nedostatečné množství, příliš mnoho? V tomto případě není příliš vhodné vkládat data přímo do formátovaného emailu.Ukážeme vám, jak obsáhlá data poslat jako e-mailovou XLS přílohu.

Úpravy v ABRA FlexiBee

Pro získání dat použijte stejný uživatelský dotaz jako v předchozím příkladu.

Uživatelský dotaz ke stažení

Opět jej zavoláte pomocí REST-API. Tentokrát ale z ABRA FlexiBee nenačtete data ve formátu JSON, ale využijete další možnost, kterou API nabízí. Přes API je možné si obsah libovolné evidence vyexportovat rovnou do Excelu.

Vyvolání uživatelského dotazu tedy bude opět požadavkem typu GET na URL:

server:port/c/indetifikátor_firmy/uzivatelsky-dotaz/id_dotazu/call.xls?limit=0
např. https://demo.flexibee.eu/c/demo/uzivatelsky-dotaz/45/call.xls?limit=0

Jako návratovou hodnotu nám v tomto případě ABRA FlexiBee vygeneruje XLS soubor, obsahující kompletní údaje z dotazu.

Zpracování výsledku a odeslání e-mailu v Integromatu

Nyní již můžete přistoupit k vytvoření scénáře v Integromatu. Jako v předchozím případě opět postačí FREE tarif.

Integromat scénář

Scénář je na první pohled výrazně jednodušší než předchozí, v němž bylo nutné poskládat z dat formátovaný email.

Modul HTTP

Scénář opět začíná modulem HTTP, který zajistí přihlášení do ABRA FlexiBee API a vygenerování potřebného XLS souboru.

Integromat modul http pro načtení dat z ABRA FlexiBee

Odeslání emailu s výsledkem

Když je z ABRA FlexiBee úspěšně načtený XLS soubor, lze jej v dalším kroku poslat na e-mail. Opět jsou k dispozici dva moduly, které odeslání zařídí.

Integromat Gmail odeslání e-mailu

Zvolte si např. Spojení pro Gmail, zadejte e-mailovou adresu příjemce (nebo příjemců), vyplňte předmět a text mailu a přiložte přílohu. Příloha bude tvořena daty, která vygeneroval modul HTTP.

Závěr a zhodnocení

Pro většinu případů je e-mail s přílohou lepším řešením než skládání formátovaného emailu. A to hned z několika důvodů:

  1. Většina firem má relativně velké množství skladových karet, jejichž stav je pod nastaveným minimálním stavem. Formátovaný email by tedy byl nepřehledný.
  2. S XLS souborem zaslaným na e-mail je možné dále pracovat. Například ho importovat jako položky objednávky pro dodavatele zboží.
  3. Celá notifikace spotřebovává výrazně méně operací Integromatu a je tedy levnější. Notifikace s XLS přílohou na každý běh spotřebuje 2 operace. Notifikace s formátovaným emailem spotřebuje n + 5 operací (n je počet skladových karet pod minimálním stavem).

Nevýhodou může být složitější vypnutí notifikací v případě, že nejsou žádné skladové karty pod minimálním stavem. I to je ale možné s pomocí Integromatu vyřešit.