Import z Microsoft Excel

Nástroje – Import – Import z Excelu

Systém FlexiBee podporuje import dat uložených ve formátu Microsoft Excel (XLS) pro vyjmenované formuláře. Tímto způsobem můžete importovat data exportovaná z jiného programu či vámi vytvořená data.


Podporovaný formát dat

Dokument (XLS) musí být uložen ve formátu Microsoft Excel 97 či vyšší. Starší verze uvedeného formátu nejsou podporovány. Pokud chcete provést import ze starší verze formátu XLS, musíte jej nejprve otevřít v Microsoft Excel či OpenOffice.org Calc a uložit do novější verze. Příkladem starého formátu XLS může být export z ekonomického software Money S3. Samotná data v dokumentu, který budete importovat, musí být uložena na prvním listu tabulky, kde každý sloupec tabulky odpovídá sloupci v tabulce programu. První řádek tabulky by nesmí obsahovat nadpisy sloupců.


Import dat

Po přihlášení do aplikace v nabídce "Nástroje" pod volbou "Import" najdete položku "Import z Excelu". Potvrzením této položky se zobrazí dialog "Import z Excelu"

Zde si pomocí tlačítka vyberete z rozevíracího seznamu položku, kterou chcete importovat (adresy firem, ceník, skladové karty, účtový rozvrh, majetek, ostatní pohledávky a ostatní závazky). Po klepnutí na tlačítko "OK" se vám zobrazí dialog výběru sloupců, do kterých budou data importována. Na ukázku je použit dialog pro výběr sloupců adres firem.

.

V pravé části tabulky "Vybraná pole" jsou přednastaveny vždy ty položky, které musí být importovány.
Pomocí tlačítek , (nebo dvojklikem) převeďte z levého seznamu "Dostupná pole" do pravého "Vybraná pole" ty položky, které chcete ze souboru Microsoft Excel importovat. Uvedený seznam upravte pomocí tlačítek , do pořadí, které odpovídá pořadí sloupců v dokumentu Microsoft Excel.

Příklad: Máte dokument Microsoft Excel (XLS), který obsahuje adresy firem a ty chcete importovat. V dokumentu jsou sloupce v pořadí "Zkratka, Název, IČ, DIČ, Ulice, PSČ, Město, Telefon". Pokud chcete vše korektně importovat, odstraníte v Microsoft Excel případné nadpisy sloupců a v tomto dialogu volby sloupců pro import vyberete do pravé části "Vybraná pole" tytéž sloupce a upravíte je do stejného pořadí jako jsou v dokumentu.

Po výběru importovaných sloupců a potvrzení dialogu jste informování o vlastnostech, které importované sloupce musí splňovat.

.

Např. je dána max. délka řetězce, v určitých sloupcích je přesně stanoveno, co má být ve sloupci napsáno, aby import proběhl správně. Po potvrzení dialogu jste dotázání na soubor, z kterého se budou data importovat. Následně jsou data importována a o výsledku importu jste informování v závěrečném dialogu.

Pokud jsou data ve špatném formátu, který nepodporuje import, zobrazí se dialog, že soubor se nepodařilo načíst, s dotazem, zda chcete zobrazit nápovědu k problému. Po potvrzení získáte radu, co byste měli změnit.

Pokud některý sloupec neodpovídá stanoveným vlastnostem, import se nezdaří a vy se dočtete, ve kterém řádku a kterém sloupci jaký nastal problém.


Import pohledávek

Po přihlášení do aplikace v nabídce "Účetnictví – Ostatní pohledávky" pod volbou "Import z Excelu" se zobrazí okno "Vyberte sloupce pro import". Pořadí sloupců musí korespondovat s pořadím v excelovském souboru.

Příklad možného výběru sloupců:

.

V programu budou naimportované soubory zobrazeny takto: