Jak začít se mzdami, principy a vazby

Tato kapitola nápovědy vám pomůže při práci s modulem "Zaměstnanci", kde co nastavit, abyste měli co nejméně problémů při výpočtu mezd. Pokusí se vysvětlit vazby mezi výpočtem mezd a jejich převodem do účetnictví.


Skupiny osob

Pokud chcete zaměstnance třídit do skupin, je vhodné tyto skupiny předem připravit přímo v modulu Zaměstnanci. Je možné je průběžně doplňovat.


Obchodní partneři

V modulu "Obchodní partneři" do volby "Adresy firem" je nutno doplnit adresy zdravotních pojišťoven, příslušné České správy sociálního zabezpečení a příslušného finančního úřadu. Je nutno vždy vybrat i příslušný typ vztahu – finanční úřad, zdravotka, sociálka. Toto je nutné i pro správné vyplňování tiskopisů. Současně nezapomeňte nastavit i bankovní spojení pro snadnější úhradu vzniklých závazků.


Účtování

Pro automatické účtování mzdových nákladů a závazků z mezd je vhodné si nastavit potřebné typy interních dokladů, typy závazků a předpisy zaúčtování. Některé tyto typy a předpisy jsou připraveny. Je nutné zkontrolovat a případně upravit podle vašeho účetního rozvrhu.
Jedná se o následující závazky:

  • Sociální pojištění
  • Zdravotní pojištění

Vzhledem k tomu, že je více zdravotních pojišťoven, má každý zaměstnanec na své kartě vyplněnu svou zdravotní pojišťovnu. Pokud byste chtěli mít pro každou zdravotní pojišťovnu samostatný analytický účet, na kterém by se sledovaly závazky, pak si musíte pro každou pojišťovnu vytvořit samostatnou skupinu, kde v záložce "Zákl.informace" nastavíte účet pro stranu Dal. Zatím není rozšířeno další pole pro mzdy, ale můžete k tomu využít pole "Pro přijaté faktury".

  • Zálohová daň
  • Srážková daň
  • Rezident – daň
  • Záloha mezd
  • Dobírka
  • Srážky

Jedná se o následující interní doklady:

  • Hrubá mzda
  • Náhrada mzdy
  • Srážky

Tyto závazky a interní doklady můžete doplňovat i průběžně.

Pokud účtujete na střediska, každý zaměstnanec na své kartě (na hlavním panelu) má vyplněné středisko. Pak se budou náklady účtovat na tato střediska.

Takto připravené typy se pak vybírají v nastavení mezd, jak je popsáno v další kapitole "Nastavení mezd". Jejich vygenerování se pak děje automaticky po stisku jednoho tlačítka ve volbě "Aktualizace mezd".

Pokud budete mít zaměstnance rozdělené do skupin, můžete pro každou skupinu osob vybrat jiný interní doklad na zaúčtování hrubé mzdy a náhrady mzdy. Pak se při jejich vygenerování použije účtování podle nastavení ve skupině.

Pokud byste potřebovali vyčlenit některé zaměstnance (nezáleží na tom, zda jsou zařazeni do skupiny), pak můžete u zaměstnance vybrat jiný interní doklad na zaúčtování hrubé mzdy a náhrady mzdy, jiný interní doklad nebo závazek na účtování srážky ze mzdy. Pak se při vygenerování použije účtování podle nastavení u tohoto zaměstnance.


Nastavení mezd

Toto je další důležitý krok ke zprovoznění modulu Zaměstnanci. V nabídce "Firma" ve volbě "Nastavení" vyberte záložku "Moduly" -> "Zaměstnanci". Při vyplňování této záložky se řiďte příslušnou nápovědou. Nezapomeňte vyplnit všechny záložky.


Personalistika

Pokud jste připravili vše, co bylo uvedeno v předcházejících odstavcích, můžete se pustit do volby "Personalistika" a začít připravovat jednotlivé karty.

  • Osobní údaje, které mají vztah k výpočtu mezd, je nutno vyplnit v záložce "Parametry mzdy". Zde jsou údaje, které se týkají podkladů pro uznání slev na dani. Označuje se, zda zaměstnanec podepsal prohlášení k dani, zda uplatňuje slevu na sebe – jako na poplatníka nebo studenta, invaliditu. Zde se nastavuje zdravotní pojišťovna zaměstnance apod.

Nezapomeňte vyplnit všechny dílčí záložky. Pokud zaměstnanec uplatňuje slevu na sebe jako na poplatníka, musí toto zaškrtnout v záložce "Slevy na dani", nestačí zaškrtnout, že podepsal prohlášení k dani.

  • Pokud bude zaměstnanec uplatňovat slevu na dítě, vyplňte záložku "Děti", pak je však nutno toto dítě ještě vybrat v záložce "Parametry mzdy", kde je samostatná záložka "Slevy na dani".
  • Pokud pobírá zaměstnanec důchod, vyplňujete tyto údaje v záložce "Ostatní"
  • Pokud zaměstnanec bude uplatňovat některou z dalších slev (invalidita, student apod), doplňte údaje v záložce "Parametry mzdy", kde je samostatná záložka "Slevy na dani".
  • V záložce "Bankovní spojení" vyplňte účet, na který budete zaměstnanci zasílat mzdu (označte jako primární). Vyplňte další účty, na které budete zasílat částky, které budete zaměstnanci srážet z platu.
  • Záložce "Pracovní poměr" věnujte zvláštní pozornost. Nezapomeňte na důležitou podzáložku "Úvazek". Bez tohoto vyplnění nemusí být mzda vypočtena správně. Program nezjistí, zda bylo opomenuto vyplnění této záložky či zda nebyla vyplněna úmyslně. Pokud budete chtít hrubé mzdy různých zaměstnanců odlišně účtovat, je možné si to u každého zaměstnance nastavit. Pak toto nastavení má přednost před úvodním nastavením.
  • Pokud má zaměstnanec složky mzdy, které se pravidelně opakují (měsíční mzda, příplatky a pod., vyberte je v záložce "Stálé mzdové složky". Potom se zde uvedené složky budou pravidelně každý měsíc započítávat do mezd.
  • Pokud zaměstnanec neodpracuje celý měsíc z důvodu nepřítomnosti, vyberte druh nepřítomnosti do záložky "Nepřítomnost". Tuto záložku můžete následně opravit i v další volbě Aktualizace mezd pomocí tlačítka
  • Další zvláštní pozornost věnujte záložce "Směny". Každý pracovní poměr a každý měsíc má jednu řádku. Je nutno řádně označit odpracované směny, jen tak budou správně mzdy vypočteny.
  • Do záložky "Srážky" uveďte všechny srážky, které zaměstnanci budete srážet z platu – výživné, spoření, exekuce apod. Program zatím neumí vypočítat výši exekuce ke srážce. V této záložce pak vybíráte ze záložky "Bankovní spojení" účet, na který se bude srážka odesílat. Pokud budete chtít na různé srážky odlišné účtování, je možné si ho ke každé srážce nastavit. Pak toto nastavení má přednost před úvodním nastavením.


Mzdové složky – vstup a výběry

Tato volba v modulu "Zaměstnanci" umožňuje rychlou aktualizaci některých jednotlivých mzdových složek jednotlivých zaměstnanců, např. odměn a pod.


Aktualizace mezd

Volb "Aktualizace mezd" je poslední krok pro zpracování mezd, ve které mzdu vypočtete, můžete provést poslední úpravy, zaktualizovat nepřítomnost a vygenerovat doklady do účetnictví.


Tiskové výstupy

Volby "Tiskové výstupy" a "Mzdové složky – vstup a výběry" umožňují tisknout potřebné mzdové sestavy, které jste nenašli v předcházejících volbách, např. v personalistice, aktualizaci mezd.
Můžete tisknout sestavy pro vaši potřebu (přehledy měsíční, roční, za jednotlivce i za firmu a pod), ale i takové, které máte za povinnost předkládat zdravotním pojišťovnám, ČSSZ, finančnímu úřadu a pod.