Nákup-navigace

Nákup-navigace

Modul slouží k evidenci všech potřebných údajů pro realizaci nákupu zboží, materiálu a služeb. Zde se evidují přijaté faktury, vydané objednávky, vydané poptávky, přijaté nabídky, nákup na zakázky. FlexiBee podporuje používání čárových kódů. Faktury lze vystavovat i v cizí měně, lze odesílat mailem.

Modul zahrnuje všechny seznamy nutné pro přehledné vedení všech dokladů, které mají vztah k dodavateli. Pomocí typů dokladů a předpisů zaúčtování se nastavuje předkontace pro jednotlivé skupiny přijatých faktur, která pak usnadňuje účtování.

Modul pracuje se zálohovými fakturami i se zálohovými daňovými doklady velmi jednoduše a transparentně. Při uzavření účetního období provede program vyúčtování kurzových rozdílů a vygeneruje interní účetní doklady.
Ke všem dokladům můžete připojit štítky s dalšími pro vás důležitými informacemi.
Modul umožňuje podle zadaných podmínek vybírat a tisknout různé přehledy, obálky.

V případě skladové evidence je předpokladem pro správné použití vyplnění potřebných číselníků v modulu "Zboží".

ABRA FlexiBee podporuje export dat do formátu Microsoft Excel (XLS) nebo do textového souboru XML. Můžete provádět i jejich import z textového souboru XML.

Postranní navigace

+Přijmout novou fakturu
Potvrzením této volby otevřete na pracovní ploše prázdnou kartu přijaté faktury, jejíž pomocí vystavíte přijatou fakturu – za materiál, za službu, zálohovou fakturu, zálohový daňový doklad. Nutné je nejdříve vyplnit pole "Typ faktury", na kterém je závislé interní číslo i předpis zaúčtování.
Obsahuje-li faktura skladové položky, pak program automaticky generuje příjemky. Pokud ve skladové evidenci používáte EAN kódy, pomocí čtečky kódů snadno nakupujete zboží přímo do skladu.
Pomocí tlačítka lze v přijaté faktuře odečíst uhrazenou zálohu i uhrazený zálohový daňový doklad, v případě hotovostní úhrady okamžitě vystavit výdajový pokladní doklad. Vzájemnou provázanost těchto, příp. i skladových dokladů můžete sledovat přes tlačítko .
+Vydat novou objednávku
Potvrzením této volby otevřete na pracovní ploše prázdnou kartu vydané objednávky, jejíž pomocí vystavíte vydanou objednávku. Nutné je nejdříve vyplnit pole "Typ dokladu", na kterém je závislé interní číslo.
Pokud ve skladové evidenci používáte EAN kódy, pomocí čtečky kódů snadno vydáte objednávku ceníkového zboží.
Pomocí tlačítka lze k vydané objednávce vystavit další objednávku na jiného dodavatele, vystavit přijatou fakturu, příjemku. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko .
Přijaté faktury
Je to seznam všech přijatých faktur se všemi údaji, které jsou důležité u přijaté faktury. Zde je možnost přijatou fakturu přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, tisknout.
Do tohoto seznamu je uložena i přijatá faktura, která vznikla z vydané objednávky. Pomocí tlačítka lze ve vydané faktuře odečíst uhrazenou zálohu i uhrazený zálohový daňový doklad. V případě hotovostní úhrady lze okamžitě vystavit výdajový pokladní doklad. Pomocí této volby můžete "podepsat" fakturu, pokud je vyžadován podpis přijaté faktury před tvorbou příkazu k úhradě. V případě pořízení majetku si tímto způsobem můžete otevřít kartu majetku k jejímu okamžitému vyplnění. Vzájemnou provázanost všech souvisejících dokladů můžete sledovat přes tlačítko .
Jak je faktura jednotlivými funkcemi modulu postupně zpracovávána, tak mění se i její stav. Vlastní úhrada faktur se provádí bankovními nebo pokladními doklady, které se nechají s fakturou spárovat. Dle výše provedené úhrady je faktura převedena do stavu "UHRAZENA" nebo "ČÁSTEČNĚ UHRAZENA".
Pokud jsou přednastaveny všechny "účetní" údaje – předkontace a středisko, je po vytvoření faktury doklad okamžitě zaúčtován, pole "zaúčtováno" se nastaví . Chybí-li některý z nich, zůstane pole "zaúčtováno" ve stavu , což znamená NE.
Další významnou vlastností je pevné propojení účtování mezi souvisejícími doklady (úhrady, zálohy a zálohové daňové doklady). Jakmile změníte účet dodavatele (např. zvolíte jinou "analytiku"), program tuto změnu promítne do uhrazujícího dokladu na stranu MD a naopak.
Faktury, vč. zaúčtování můžete kdykoli prohlížet a tisknout, můžete tisknout přehled dokladů dle mnoha volitelných kritérií, které si můžete předem připravit.
V této volbě můžete pomocí provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS) nebo do textového souboru XML. Můžete provádět i import z textového souboru XML.
Příkaz k úhradě
Potvrzením této volby se dostanete do seznamu vytvořených příkazů k úhradě, které zde můžete měnit, smazat a samozřejmě i vytvořit, příp. tisknout a třídit dle mnoha volitelných kritérií.
Při vytvoření příkazu k úhradě vybíráte z jednotlivých dokladů, které ve sloupci "Stav úhrady" nemají "Uhrazeno". V případě, že máte nastaveno, že je vyžadován podpis přijaté faktury před tvorbou příkazu k úhradě, musí být tato podmínka splněna, aby se vám faktura zde nabízela. Vytvořené příkazy můžete tisknout nebo odesílat elektronicky do většiny bankovních ústavů.
V této volbě můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).
Vydané objednávky
Je to seznam všech vydaných objednávek se všemi údaji, které jsou nutné pro vystavení objednávky. Zde je možnost vydanou objednávku přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, tisknout. Lze ji též odeslat mailem ve formě PDF.
Do tohoto seznamu je uložena i objednávka, kterou vytvoříte z vydané poptávky, přijaté nabídky nebo z přijaté objednávky . Pomocí tlačítka lze k vydané objednávce vystavit přijatou fakturu, příjemku, příp. další vydanou objednávku na jiného dodavatele. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko .
Pomocí standardní globální filtrace se vytváří přehledy.
V této volbě můžete pomocí provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS) nebo do textového souboru XML. Můžete provádět i import z textového souboru XML.
Dodavatelé
Potvrzením této volby se zobrazí ta část obchodních partnerů, které jsou zahrnuty v modulu "Obch.partneři", které mají v položce "Typ vztahu" vybránu možnost "Dodavatel" nebo "Odběr./Dodav." Jejich dostupnost zde v tomto modulu je z důvodu umožnění pružnějšího využití té části obchodních partnerů, které tento modul využívá, k rychlejší aktualizaci dodavatelů, jejich kontaktů, událostí, bankovních spojení, rezervací a pod.

Pracovní plocha – hlavní

Podrobnější popis některých voleb ("Přijaté faktury", "Příkaz k úhradě" a "Vydané objednávky") v této pracovní ploše modulu je shodný s popisem voleb v postranní navigaci. Další informace si můžete u těchto voleb přečíst.

Nejpodrobnější informace o obsahu těchto polí naleznete v nápovědě k programu ABRA FlexiBee v oddíle Nákup:

Přehledy položek dokladů
Jsou to vlastně seznamy všech položek, které se tvoří v modulu "Nákup". Zde přístupné položky jsou dále rozděleny podle jednotlivých druhů dokladů na:

Jednotlivé položky lze prohlížet, třídit a vyhledávat podle zadaných kritérií. Pomocí tlačítka lze sledovat vazby na jiné doklady. Položky zde nelze opravovat. Pomocí standardní globální filtrace vytváříte přehledy položek.
V této volbě můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).
Vydané poptávky
Je to seznam všech vydaných poptávek se všemi údaji, které jsou nutné při poptávání se u dodavatele. Zde je možnost vydanou poptávku přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, tisknout. Lze ji též odeslat mailem ve formě PDF.
Do tohoto seznamu je uložena i vydaná nabídka, která vznikla z přijaté objednávky. Pomocí tlačítka lze k vydané poptávce vystavit přijatou nabídku, vydanou objednávku, příp. vydat poptávku na jiného dodavatele. Vzájemnou provázanost všech těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko .
Pomocí standardní globální filtrace se vytváří přehledy.
V této volbě můžete pomocí provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).
Přijaté nabídky
Je to seznam všech přijatých nabídek se všemi údaji, které jsou nutné při přijetí nabídky. Zde je možnost přijatou nabídku přidat nebo stávající aktualizovat, smazat, stornovat, tisknout.
Do tohoto seznamu je uložena i přijatá nabídka, která vznikla z vydané poptávky. Pomocí tlačítka lze k vydané nabídce vystavit vydanou objednávku. Vzájemnou provázanost těchto dokladů můžete sledovat přes tlačítko .
Pomocí standardní globální filtrace se vytváří přehledy.
V této volbě můžete pomocí provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).

Pracovní plocha – pod čarou

Tato část pracovní plochy obsahuje několik dalších voleb, které využívá tento modul a které jsou nutné k usnadnění účtování.

Dodavatelé
Potvrzením této volby se zobrazí ta část obchodních partnerů, které jsou zahrnuty v modulu "Obch.partneři", které mají v položce "Typ vztahu" vybránu možnost "Odběratel" nebo "Odběr./Dodav." Jejich dostupnost zde v tomto modulu je z důvodu umožnění pružnějšího využití té části obchodních partnerů, které tento modul využívá, k rychlejší aktualizaci odběratelů, jejich kontaktů, událostí, bankovních spojení, rezervací a pod.
Typy dokladů
Každý doklad, který v programu FlexiBee pořídíte, musí mít vyplněn typ dokladu, který s sebou nese základní údaje, které se v dané skupině dokladů opakují. Dle úvodního nastavení se nechá název typu dokladu vyplnit až ve 3 cizích jazycích. V závislosti na vybraném typu dokladu jsou použity dokladové řady, které určují interní čísla dokladů. Podle tohoto typu jsou doklady členěny do skupin podle společných vlastností. Z toho je zřejmé, že i každý modul má svoje typy dokladů. Zde jsou řešeny typy dokladů modulu "Nákup".
Základní přednastavení je připraveno pro tržbu za služby, tržbu za zboží a pro přijatou zálohu. Je nutné toto nastavení však upravit a doplnit dle vlastních požadavků.

  • typy přijatých faktur – zde se nastavují údaje důležité pro přijatou fakturu. Vybírá se náš bankovní účet, ze kterého bude faktura uhrazena. Nastavuje se, pro jaký druh faktury bude určitý typ faktury používán – standardní faktura, dobropis, zálohová faktura, zálohový daňový doklad, dodací list, proforma. Zde se zaškrtává, zda požadujete automaticky generovat skladové doklady (příjemky), zda se jedná o doklady účetní. Zde lze přednastavit středisko, měna, účet pro stranu Dal (321… – Dodavatelé), ale také předpis zaúčtování na straně MD. Základní přednastavení je připraveno pro fakturu, dobropis, zálohu. Je nutné to však upravit a doplnit dle vlastních požadavků
  • typy vydaných poptávek
  • typy přijatých nabídek
  • typy vydaných objednávek
Předpisy zaúčtování
Pod touto volbou je dostupná volba Předpis zaúčtování – přijaté faktury. Předpis se využívá v nastavení typu přijaté faktury. Je dostupný i při pořizování přijatých faktur, a to v hlavičce dokladu i v položkách, kde můžete předem nastavené účtování změnit. Dle úvodního nastavení se může název předpisu vyplnit až ve 3 cizích jazycích.
Zde se nastavují účty pro stranu MD (strana Dal je nastavena v typu přijaté faktury) a účty daně z přidané hodnoty. Lze nastavit i kód plnění pro DPH. Základní přednastavení je připraveno pro nákup materiálu a nákup zboží (pro oba způsoby A + B), nákup spotřebního materiálu, nákup služeb a pro poskytnutou zálohu. Je nutné toto nastavení však upravit a doplnit dle vlastních požadavků.
Je možno si psát popisy těchto předpisů, vytvářet různé poznámky.
V této volbě můžete provádět export dat do formátu Microsoft Excel (XLS).
Dokladové řady
Zde se nastavují dokladové řady pro veškeré doklady, které se tvoří v modulu "Nákup". Dle úvodního nastavení se nechá název dokladové řady vyplnit až ve 3 cizích jazycích. Je to šablona pro automatické generování interních čísel dokladů. Díky tomu můžeme poznat z čísla dokladu jeho charakter. Skládají se z předpony (mohou to být zkratky dokladových řad, např. FAP = faktura přijatá, POV = poptávka vydaná), číselné části (např. 0001-9999 – můžete nastavit až osmimístné číslo s tím, že nuly se nezobrazují) a přípony (např. označení roku). Také je nutno stanovit, pro které účetní období se tato číselná řada používá. Některé jsou již předdefinovány s možností jejich úpravy.