Prodejní kasa

Prodej – Prodejní kasa

Prodejní kasa je v systému FlexiBee rozšiřujícím formulářem a je určena pro maloobchodní prodej. Jedná se o zjednodušenou a rychlou formu vytvoření prodejního dokladu s hotovostní platbou a platbou formou platebních karet.


Obslužné funkce

Seznam dokladů má horní nástrojovou lištu s tlačítky funkcí a filtračními roletami. Obojí slouží k rychlému spuštění často používaných funkcí a zvolení výběrů.


Funkce „Vazby“

Při tvorbě a aktualizaci dokladů vznikají vazby mezi jednotlivými doklady. Jsou jimi:

Uhrazující doklad
Vydané a přijaté faktury, pohledávky a závazky po úhradě mají propojení (vazby) na bankovní doklady, pokladnu (interní doklady).
Kurzové rozdíly
Při úhradách faktury v cizí měně díky změnám kurzů vznikají kurzové rozdíly. Pro jejich správné účtování vznikají interní účetní doklady.
Přecenění na konci roku (je-li doklad v měně)
Když faktury v cizí měně nejsou na konci roku zcela uhrazeny. Díky změnám kurzů je nutné rozdíly v ceně faktury na konci roku zahrnout do celkové ceny faktury. K jejich správnému účtování slouží interní účetní doklady.
Výdejky, příjemky
Při tvorbě faktury s ceníkovými "skladovými" položkami se zakládají automaticky výdejky, respektive příjemky.
Zálohy, zálohové daňové doklady

Program zobrazí seznam všech dokladů, které jsou "ve vazbě" s aktuálním dokladem (stojí na něm kurzor). Při dvojkliku na vazební doklad je zobrazen další seznam, který obsahuje požadovaný doklad. Dalším dvojklikem můžete zobrazit okno dokladu. Tímto způsobem můžete vidět celou historii dokladu.

Příklad, jak FlexiBee udržuje vazby mezi doklady:

  1. Nejdříve zaznamenáte poptávku odběratele.
  2. Na jejím základě vytvoříte svou nabídku (popř. několik variant).
  3. Od odběratele následně přijmete jeho objednávku.
  4. Pro její uspokojení rozešlete poptávky svým dodavatelům.
  5. Podle výhodnosti přijatých nabídek dodavatelů objednáte vytvořením objednávek vydaných.
  6. Zboží dodané dodavateli bude jistě provázeno přijatými fakturami, se kterými bude po naskladnění svázáno několik příjemek.
  7. Je čas dodat zboží odběrateli: na vydanou fakturu jsou vázány skladové výdejky.
  8. Vydaná faktura je později uhrazeny v bance. Pokud jsou v cizí měně, vznikají kurzové rozdíly, nebo při úhradě v následujícím roce také přecení dokladů.

Díváte-li se na jakýkoliv doklad uprostřed popsaného řetězce, můžete se pomocí funkce Vazby v tomto řetězci pohybovat a vidět tak související doklady. Tato funkce FlexiBee vám usnadní práci při vyhledávání a kontrole dokladů.


Funkce „Sumy“

Na horní liště vpravo je dostupné tlačítko určené pro sumaci dokladů. Bližší informace o této funkci naleznete v kapitole Doklady -> Sumace v seznamu dokladů.


Funkce „Hromadné změny“

Pro rychlou změnu hodnoty konkrétního pole u mnoho položek najednou je určena funkce hromadné změny. Popis jejího použití naleznete v kapitole Hromadné změny.


Služby

Funkce
Tato funkce umožňuje odesílat jeden doklad nebo více vybraných najedou do elektronické evidence tržeb.
Funkce
V této službě jsou k dispozici kompletní zprávy a odpovědi komunikace s elektronickou evidencí tržeb. Zobrazovat lze pouze pro právě vybraný doklad.
Funkce
Vytiskne doklad, který je zvolen kurzorem. Po stisku tlačítka se zobrazí náhled dokladu pro představu, jak bude doklad vypadat po vytištění na tiskárně. Při zobrazení náhledu je možné změnit jazyk dokladu. Pokud doklad je v pořádku, je možné jej vytisknout (tlačítko "Tiskárna" v levém horním rohu náhledu), exportovat tiskovou podobu do standardního formátu PDF (tlačítko "PDF/Acrobat") nebo doklad odeslat e-mailem (tlačítko "Dopis").
Funkce
Při tvorbě dokladu nebo při jeho aktualizaci je někdy důležité získat informaci o tom, jaké máte s obchodním partnerem "finanční vztahy", abyste mohli zvolit vhodnou reakci či odpovídající postup při tvorbě dalších dokladů.
Program zobrazí kartu firmy se záložkou Souhrnné informace:
Záložka zobrazuje v prvním sloupci údaje o fakturaci a platební morálce: Celkem fakturováno, Nezaplaceno, Zaplaceno po datu splatnosti, Průměrná prodleva splacení ve dnech, Limit fakturace, Definovaná splatnost
V druhém sloupci budou všechny nehotové a nestornované "obchodní" doklady: Neuzavřené poptávky přijaté, Neuzavřené nabídky vydané, Nevyfakturované objednávky přijaté, Neuzavřené poptávky vydané, Neuzavřené nabídky přijaté, Nenaskladněné objednávky vydané
Zajímají-li vás další údaje o firmě, jsou k dispozici v ostatních záložkách.
Funkce
Jedná se vlastně o účetní převod peněz z prodejní kasy do pokladny. Použijte vždy po ukončení denního prodeje. Otevře se dialog, kde se automaticky nabídne aktuální datum (lze vybrat jiné), vyberete typ prodejní kasy a typ pokladny.

Vždy se vytvoří doklad bez položek, který se automaticky zaúčtuje. Protiúčet je shodný s účtem, který jste si zadali v seznamu prodejních kas.
Pokud si označíte Vytisknout vytvořený pokladní doklad, tak po stisku tlačítka se vytvořený pokladní doklad ihned vytiskne.
O zaúčtování prodejek a vytvořeném pokladním dokladu vás systém informuje.

Po provedeném zaúčtování prodejky se v tabulkovém pohledu ve sloupci "Stav zaúčtování" vyplní hodnota "Zaúčtováno do pokladny". Prodejní doklad je možno opravit (hodnota ve sloupci "Stav zaúčtování" se změní na "Změněno po zaúčtování"), je možno pořídit i další prodejku (ve sloupci "Stav zaúčtování" je pole prázdné). V obou těchto případech je nutno provést zaúčtování prodejek znovu. Předcházející doklad v pokladně smaže a vygeneruje nový. Současně o tom budete informováni.

Funkce
Tato funkce umožňuje vytvořit penalizační faktury k jednotlivým neuhrazeným fakturám. Má formu průvodce, kde vyberete Typ dokladu penalizačních faktur, Procento penále a Datum od-do. Potvrdíte tlačítkem . Poté vyberete faktury vydané, ke kterým chcete penalizační faktury vytvořit. Po vytvoření penalizačních faktur jste informováni, že tyto faktury byly vytvořeny.
Funkce
Pomocí této funkce zjistíte stav úhrad dokladů k datu. Kliknutím otevřete průvodce, ve kterém zvolíte datum, pro které chcete stav úhrad vypočítat. Zvolíte výpočet a zobrazení. V případě, že chcete stav úhrad zobrazit v novém okně, zaškrtnete příznak „Otevřít v novém okně“.


Po stisknutí tlačítka se vám zobrazí seznam stavu úhrad k vámi zvolenému datu.

Funkce
Popis použití tohoto tlačítka naleznete v kapitole Formy dopravy.
Funkce
Vzhledem k tomu, že i z tohoto modulu lze tvořit faktury, je i zde umožňuje vytvořit a odeslat upomínky k jednotlivé faktuře nebo k více fakturám, které splňují požadovaný limit (počet dnů po splatnosti, nad fakturovanou částku apod.)


Funkce „Služby“ na dokladu

Funkce
V této službě jsou k dispozici kompletní zprávy a odpovědi komunikace s elektronickou evidencí tržeb pro právě upravovaný doklad.


Filtrační rolety

Pomocí filtračních rolet můžete jednoduše a rychle provádět filtraci zobrazených dokladů. Filtraci si nastavte podle svých aktuálních potřeb; naposledy využitá filtrace se aplikuje i při dalším otevření seznamu. Filtrovat je možné podle parametrů:

Kalendářní rok (vystavení dokladu)
Nabízeny jsou roky sestupně od příštího kalendářního roku (dle data počítače) do roku 1990.
Datum (vystavení dokladu)
Jen pro aktuální účetní období: Posledních 7 dní, posledních 35 dní, aktuální den, aktuální týden, aktuální měsíc
Vždy: 12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)
Období DPH
12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)
Rozhodné je datum uskutečnění zdanitelného plnění.
Typ dokladu
Nabízí se jednotlivé založené typy dokladů.
Stav úhrady
Neuhrazeno, Po splatnosti, Částečně uhrazeno, Uhrazeno.
Při zvolení Neuhrazeno jsou zahrnuty i doklady se stavem Částečně uhrazeno.
Uživatel
Vyfiltrujete doklady, které byly vytvořeny konkrétním uživatelem.

Filtrační rolety na první místě nabízejí položku neomezující zobrazení podle parametru. V každé roletě je možné zvolit právě jednu položku; pro pokročilé nastavení použijte funkci globální filtrace.


Hlavní panel

Stiskem tlačítka či klávesové zkratky Alt+N otevřete formulář pro nový záznam.

Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

V horní části dialogu je velké černé okno, kde se kumulativním způsobem zobrazuje částka za uložené položky, tj. částka, kterou má zákazník uhradit.

Typ dokladu
Pomocí vyberete ze seznamu prodejních kas. Pro plné využití prodejní kasy doporučujeme nadefinování typu dokladu. Při více prodejních kasách je výchozí kasa volena dle způsobu určeného v nastavení firmy pro faktury vydané (na záložce Moduly, podzáložce Prodej, druhé podzáložce Prodej v bloku Volba typu nových dokladů). Při zvolení hodnoty Poslední vybraný se do ukončení práce s prodejní kasou bude nabízet kasa naposledy použitá k vystavení dokladu a nebude tedy potřeba ji při každém prodeji znovu vybírat.
Sklad
Sklad se přenese ze zvoleného typu dokladu. Pokud není v typu dokladu vyplněn, můžete ho zde pomocí vybrat ze seznamu skladů.
Firma
Tento údaj je nepovinný, na zjednodušený daňový doklad se netiskne. Firmu můžete vybrat pomocí ze seznamu firem. Název vybrané firmy se zobrazí pod tímto polem.

Při řádném nastavení, příp. po výběru typu dokladu v pravé části prodejky, se většinou vyplňují pouze hodnoty v levé části:

Kód z ceníku
Pomocí našeptávače nebo vyberete zboží z ceníku.
Množství
Automaticky je nastaveno na 1 MJ. Číslo můžete přepsat, je možno ho upravit i pomocí tlačítek nebo .

Pokud máte v ceníku nastavené prodejní ceny, přenesou se všechny potřebné hodnoty do levého černého pole:


kde vidíte např. že prodáváte 2 ks kufru v celkové ceně 7200,- Kč, cena za MJ je 3600,- Kč, aktuální množství na skladě je 10 ks (prodejní kasa již neumožňuje prodávat nenaskladněné zboží). Zde uvedené ceny jsou vč. DPH.

Upřesnit
Pokud v ceníku nemáte nastavenou prodejní cenu nebo ji potřebujete změnit, použijte tlačítko . Po stisku se otevře předvyplněný klasický formulář pro pořizování položek ze skladu, na který jste zvyklý při pořizování faktur, kde můžete potřebné hodnoty doplnit, příp. změnit.
Uložit
Tlačítkem uložíte zobrazenou položku do spodní části dialogu. Současně se vyprázdní pole "Kód ceníku" a "Množství" k dalšímu vyplnění. Horní černé pole se přepočte.
Pokud prodáváte zboží, kde evidujete výrobní čísla, tak po stisku této klávesy se automaticky otevře okno k výběru výrobních čísel.
Sleva [%]
Pokud máte slevu nastavenou v seznamu prodejních kas nebo v adresáři, vyplní se toto pole automaticky.
Samozřejmě můžete poskytnout slevu z dokladu přímo vyplněním tohoto pole. Po potvrzení pole se celková cena v černém horním poli ihned přepočte.
Převést na fakturu
Pokud se zákazník rozhodne, že zboží nezaplatí hotově, ale že ho chce odebrat na fakturu, použijte tlačítko . Otevře se předvyplněná klasická faktura, kde si jen vyberete typ faktury, příp. doplníte další povinné údaje.

Program umožňuje i vrácení zboží na kase. Uživatel nejdříve musí ale refundaci zboží povolit, a to v nastavení typu dokladu "Umožnit refundaci zboží". Povolením refundace bude možné vracet zboží přes prodejní kasu, a to způsobem vložení počtu kusů s mínusovou hodnotou.


Platba

Každý zde uložený doklad znamená, že je uhrazen v hotovosti. Tlačítko použijte pro případ, že chcete jinou než hotovostní úhradu, příp. aby systém vypočetl, kolik máte zákazníkovi vrátit. Zobrazený formulář v pravé části se částečně mění v závislosti na vybraném způsobu úhrady.
K jednomu dokladu můžete současně kombinovat více způsobů úhrady. Ve spodní části jsou zobrazena pole, kde snadno zjistíte, kolik má zákazník ještě zaplatit.

K zaplacení
Zobrazuje se částka, kterou zákazník má uhradit – prvotně se částka přenáší z dokladu. Pokud volíte více způsobů úhrady, zobrazuje se částka, která dosud nebyla uhrazena.
Placeno
Zobrazuje se částka, která byla uhrazena. Pokud volíte jen jeden způsob úhrady, přenáší se sem uhrazená částka z horní části formuláře. Pokud volíte více způsobů úhrady, zobrazuje se zde částka celkem, která byla uhrazena všemi způsoby úhrady.
Vrátit
Zobrazí se částka, která se vypočte z pole "Placeno" a "K zaplacení". Je to částka, kterou máte zákazníkovi vrátit. Např. zákazník zaplatí 100,- Kč, měl dle dokladu zaplatit 66,- Kč, máte mu vrátit 34,- Kč – tato částka se zobrazí v tomto poli.
Tisknout
Zde označíte , pokud budete chtít ihned po dokončení automaticky vytisknout doklad. Jinak je možno tento doklad samozřejmě vytisknout i po uložení – pomocí nabídky na horní liště.

Všechny formy úhrady mají tlačítko . Tímto tlačítkem vynulujete vždy pouze ta pole vybrané formy úhrady, která jsou zobrazena. Pokud jste zvolili více způsobů úhrady, zůstanou ostatní platby zachovány.


Forma úhrady "Hotově", "Převodem", "Jinou formou"

Pro všechny tyto způsoby úhrady se zobrazuje stejný formulář.

Platit
Vyplníte částku, kterou zákazník uhradil (hotově, kartou nebo jinou formou). V poli "Vrátit" se zobrazí částka k vrácení.

Pokud zákazník bude platit hotově v jiné měně, musíte si založit formu úhrady v této měně.


Forma úhrady "Platební kartou"

Hradit zbývající částku
Tlačítko slouží pro urychlení práce. Pokud zákazník zaplatí celou hodnotu (nebo zbývající hodnotu) kartou, pomocí tohoto tlačítka přenese částku z pole "K zaplacení" do pole "Platit".
Platit
Pokud nepoužijete výše popsaného tlačítka, můžete pole vyplnit ručně. Jedná se o částku, kterou bude zákazník platit kartou.
Číslo karty
Tento údaj není povinný. Můžete vyplnit číslo platební karty.


Položky prodejky

Do spodní části prodejky se ukládají jednotlivé položky prodeje stejně jako ve všech ostatních dokladech. Na horní liště tabulky je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pokud máte zaúčtování prodejek nastaveno v seznamu prodejních kas, jejich zaúčtování proběhne automaticky. V opačném případě je nutno zaúčtovat jednotlivé položky dokladu samostatně pomocí tlačítka , a to v záložce "Účtování/Upřesnění".


Zaúčtovat prodejky

Na horní liště pod tlačítkem je ukrytá volba "Zaúčtovat prodejky". Jeho pomocí se vytvoří jeden, příp. více souhrnných dokladů k hromadnému zaúčtování příjmu peněz do pokladny, příp. k hromadnému zaúčtování pohledávek. Zde opět závisí na tom, jaký způsob platby jste si vybrali.


Průvodce zaúčtováním prodejek – 1.část

Jako první dialog se zobrazí nabídka pro zaúčtování dokladů. Zde se nastavují hlavně hodnoty pro zaúčtování hotovostních příjmů do pokladny.

Zaúčtování prodejek z data
Automaticky se nabídne aktuální datum, lze vybrat i jiný, např. předcházející den, tj. den, za který chcete prodejky zaúčtovat
Prodejky z kasy
Pomocí vyberete prodejní kasu ze seznamu prodejních kas, jejíž prodejky chcete zaúčtovat.
Typ pokladního dokladu
Pomocí vyberete příslušný typ pokladního dokladu. V pokladně se vytvoří doklad tohoto typu.
Pokladna
Pokud v typu pokladního dokladu máte v záložce "Zaúčtování" vyplněnou pokladnu, pak se toto pole vyplní automaticky. Samozřejmě ji můžete pomocí vybrat ručně.
Provést na pokladně denní uzávěrku
Volba je dostupná jen v případě připojení fiskální pokladny.
Při zvolení je na připojené pokladně provedena denní uzávěrka.
Vytisknout vytvořený pokladní doklad
Pokud zde toto pole označíte a pokud v typu pokladního dokladu v záložce "Tisk" máte vybraný report, tak se po dokončení zaúčtování prodejek doklad automaticky vytiskne.


Průvodce zaúčtováním prodejek – 2.část

Jako druhý dialog se zobrazí nabídka pro zaúčtování pohledávek.

Tento dialog se mění podle toho, jaké způsoby platby prodejek jste si vybrali.

  • Pokud všechny prodejky byly hrazeny pouze hotově, nebudete zde již nic dalšího vybírat. Zobrazí se zde pouze text "Dokončete zaúčtování prodejek"
  • Pokud jste vybírali různé způsoby, pak se zde zobrazí ke každé použité formě úhrady jedno pole, kde pomocí vyberete typ pohledávky pro její zaúčtování. Pokud jste si tento typ pohledávky nastavili v číselníku "Formy úhrady" v záložce "Zaúčtování", pak hodnoty v tomto dialogu budou nastaveny.
  • V případě, že například na stravenky jste vraceli částku v hotovosti, bude tato vrácená částka započtena do hotovostních úhrad.
  • Pokud jste si nastavili limit pro vrácení stravenky a podle tohoto limitu jste zákazníkovi vrátili nižší částku než byl skutečně zjištěný rozdíl, musíte tento přeplatek zaúčtovat ručně. Např. limit máte nastaven na hodnotu 5,- Kč, zákazník platil nákup 62,- Kč stravenkou v hodnotě 70,- Kč. Vy jste mu vrátili 5,- Kč, zbývající 3,- Kč je přeplatek, který si musíte ručně zúčtovat.


Průvodce zaúčtováním prodejek – závěr

Zaúčtování prodejek se provádí hromadně vždy jen jedenkrát denně. Po dokončení akce systém ohlásí číslo vytvořeného pokladního dokladu. Čísla pohledávek takto neoznamuje.


Doklad je vytvořen i v případě, že ten den nebyl žádný hotovostní prodej. Pak je pokladní doklad s nulovou hodnotou. Tento způsob je zvolen z toho důvodu, aby obsluha nemusela později pracně zjišťovat, proč tento den nemá vytvořený žádný pokladní doklad.

Vždy se vytvoří doklad bez položek, kde jako protiúčet se automaticky vyplní účet prodejní kasy. Jedná se vlastně o účetní převod peněz z prodejní kasy do pokladny nebo do pohledávek.

Po dokončení zaúčtování se sloupec "Stav zaúčtování" naplní hodnotou "Zaúčtováno do pokladny". Pokud následně provedete změnu dokladu hodnota ve sloupci "Stav zaúčtování" se změní na "Změněno po zaúčtování".

Pokud přidáte další prodejku, nebo ve stávající prodejce uděláte nějakou změnu, musíte znovu prodejky zaúčtovat. Systém to umožní, stávající doklady v pokladně a v pohledávkách smaže a vygeneruje nové. O této akci jste předem informováni.


Tiskové výstupy

Pod tlačítkem "Tisk" se nabízí řada běžných dokladů k tisku.

Speciální sestavou pro modul "Prodejní kasa" je "Prodejní přehled", která přehledně uvádí nejen jednotlivé doklady, ale způsob úhrady jednotlivých dokladů. V sestavě jsou uváděny i stornované doklady, jsou vizuálně odlišeny přeškrtnutím a nejsou zahrnovány do celkových součtů.

Související


Podpora pokladen

V přehledu pokladen uvádíme pouze ty, které by měly s ABRA FlexiBee fungovat, přičemž vyzkoušené a námi podporované jsou označené. Je pravděpodobné, že s ABRA FlexiBee budou spolupracovat i další registrační pokladny společnosti ELCOM, ale bez jejich vyzkoušení nemůžeme jejich funkčnost garantovat. Nutnou podmínkou funkčnosti pokladny ELCOM s ABRA FlexiBee je možnost komunikace prostřednictvím knihovny ECR.dll. Více podrobností naleznete v návodu pro nastavení fiskální pokladny ELCOM.

Online režim Off-line režim
Název PLU Fiskální tiskárna Pokladna Vyzkoušeno FlexiBee Pokladna Vyzkoušeno FlexiBee Poznámky
ELCOM Euro‑50 Cash 10 jen SK fiskální
ELCOM Euro-50 Smart 100
ELCOM Euro-50TE Medi 100
ELCOM Euro‑50T Mini 2 000 #5
ELCOM Euro‑50TE Mini 2 000 #5
ELCOM Euro‑50TEi Mini CZ 2 000 × × #0
ELCOM Euro‑150TE Flexy 2 000 jen SK fiskální
ELCOM Euro‑150TEi Flexy CZ 2 000 × × #0
ELCOM Euro-150TE Flexy Plus 10 000 – 23 000
ELCOM Euro-200TE 100 – 10 000 PLU závisí na RAM, #1, #5
ELCOM Euro-2100TE 22 500 jen SK fiskální
Pokladní systém tofoPOS bez omezení

Poznámky:

  • #0 – Nepodporují komunikaci pomocí ECR.dll, napojení na FlexiBee není v současnosti možné.
  • #1 – Nepoužívá se v české fiskální verzi.
  • #5 – Jen tyto pokladnice jsou podporované jako „model F“ (SK fiskální pokladny).