Ekonomický systém WinStrom 7 učinil generační krok vpřed – FlexiBee. Nová generace nyní plně nahrazuje předchozí a je tedy možné zahájit migraci. V tomto článku si popíšeme výhody tohoto systému pro uživatele WinStrom 7.

Systémové výhody

Windows, Linux, Mac OS X, Vzdálený přístup přes internet

Nový systém je možné provozovat téměř na všech operačních systémech. Díky této vlastnosti je na českém trhu unikátem.

Standardní „klientská aplikace“ (pro odborníky – tlustý klient) zajišťuje možnost vzdáleného přístupu k datům přes internet.

Podařilo se nám sloučit dva protiklady: Uživatelský komfort a rychlou reakci při vzdáleném připojení. Jistě se v duchu ptáte, proč toto řešení nemá konkurence? Použili jsme nové technologie a vybudovali moderní stavbu WinStrom FlexiBee na „zelené louce“. V architektuře nás napadá přirovnání ke Kaplického knihovně.

Zároveň jsme vytvořili možnost přístupu přes webové rozhraní (jste na něj zvyklí z Home Bankingu). Můžete se tak připojit na vaše data pomocí webového prohlížeče mimo vaše „domovské prostředí“.

Na počítači máte stále možnost přístupu ze všech mobilních telefonů s datovým tarifem.

Navíc můžeme zajistit i provoz systému na našich serverech, a tím i aktualizace, zálohování, bezpečnost, …

Přístup pomocí webového prohlížeče

Pracovat ve FlexiBee můžete nejenom pomocí standardní aplikace, ale také pomocí webového prohlížeče. Jedná se o unikátní vlastnost FlexiBee, která umožňuje zpracovávat nebo prohlížet data na libovolném počítači bez nutnosti instalace programu. Podrobný popis vlastností a možností využití najdete na stránkách uctujte-online.cz.

Platí ve všech modulech

Intuitivnější rozhraní

Při návrhu uživatelského rozhraní jsme se snažili maximálně zjednodušit práci uživatele. Usilujeme o načítání všech dat z dostupných zdrojů na internetu, aby je uživatel nemusel zadávat a současně intenzivně používat našeptávač. Zadávání z klávesnice je tak výrazně rychlejší.

Neomezený počet výběrových štítků

Výběrově klíče jsou nyní nazývány „štítky“ a každý doklad jich může mít neomezené množství.

Lepší přílohy

Ke všem záznamům, jakými jsou doklady, adresář či ceník, je možné přidávat přílohy. Při přístupu k nim není zapotřebí mít síťový disk, doklady tak mohou být přístupné snadno i přes internet.

Česky, slovensky, anglicky, německy, ….

Samozřejmostí je možnost komunikace se systémem v různých jazycích včetně možnosti zadávat v nich i data. Je tedy možné mít vícejazyčný ceník a všechny doklady tisknout v různých jazycích.

Programátorské rozhraní REST API

Připravili jsme programátorské rozhraní, které umožní snadné napojení na další systémy včetně podpory internetových obchodů.

Komunikace s jinými programy – Lepší exporty a importy

Připravili jsme podporu importů a exportů do širokého rozsahu formátů, jako je ISDOC, PDF, XLS, XML apod. Samozřejmostí je možnost elektronického podpisu včetně obrázku naskenovaného razítka.

Hromadné změny

Hromadné změny byly u W7 přístupné pouze pro uživatele SQL verze. Nyní jsou přístupné bez omezení. Umožňují vyměňovat některá pole v definovaném filtru dokladů.

Standardizované doklady ve FlexiBee

Sjednocené uživatelské rozhraní pro všechny typy dokladů

Všechny typy dokladů jsou nyní sjednocené a nabízejí obdobný rozsah funkcí. Budete se tak v aplikaci snáze orientovat. Ve verzi 7 se od sebe jednotlivé vstupní doklady modulů odlišovaly.

Vylepšené zamykání dokladů

Samozřejmostí jsou možnosti zamykání jednotlivých dokladů, ale i celých období. Navíc je možné zamknout doklady jen pro účetní: účetní tak může doklady zamknout a současně dokončovat přiznání.

Označování

Uživatel může označit potřebné doklady pomocí tahu myši nebo individuálním označením. Takto označený seznam je možné tisknout nebo spustit nad ním funkci „Sumy“.

Kopie záznamů

Je možné kopírovat všechny doklady, položky a obecně všechna data. Ve verzi 7 jste museli vytvořit hlavičku vydané faktury a poté teprve kopírovat položky jiného dokladu. U jiných modulů to nebylo možné.

Mazání

Nově byla doplněna možnost doklad smazat. Uživatel však musí mít pro tuto činnost oprávnění.

Dokladové řady

U dokladové řady je modifikovatelný postfix a prefix. Znamená to, že máte větší možnost přizpůsobit generované interní číslo dokladu vašim potřebám. Příklady z pořadového čísla dokladu 258 v roce 2010: 258/2010, 2010-0258, TF100258S2 , …

Přílohy

Ke každému dokladu je možné připojit neomezené množství příloh, které jsou nahrávány do databáze. Tím je umožněn přístup k příloze z libovolného místa. Příkladem použitelnosti příloh může být připojení skenu přijaté faktury. Nemusíte pak fakturu pracně vyhledávat v šanonu.

Štítky

Pojem „Výběrový klíč“ je nyní nahrazen pojmem „Štítek“. Ke každému dokladu můžete připojit neomezený počet štítků a poté dle tohoto data filtrovat.

Řazení v „podseznamech“

U typu dokladu je možné nastavit řazení položek při tisku faktury, objednávky nebo nabídky. Využití je například u faktur nebo objednávek v knihkupectví. Můžete řadit dle názvu knihy nebo autora.

Účtování

Ve FlexiBee existuje sjednocený způsob účtování. Ve verzi 7 byly v některém modulu účty, v jiném předkontace a někde obojí.

Nyní je definován předpis zaúčtování. Můžeme říci, že se jedná o jakousi protikontaci. Příklad: u typu dokladu pro vydané faktury je definován účet MD – odběratelé. (můžeme jej nazvat primárním účtem) . Poté definujete předpis zaúčtování pro prodej zboží, výrobků nebo služeb. Při účtování faktury obsluha vybere předpis zaúčtování, a tím určí účet DAL a účty DPH. Do dokladu jsou zároveň přeneseny účty pro základ i DPH. Tyto účty může účetní zadávat nebo měnit přímo. Tím jsou splněny předpoklady práce pro laika i účetního odborníka.

Následující obrázek představuje druhou záložku určenou pro účetního specialistu (pro standardní obsluhu nemusí být přístupná). Ukazuje dopad nastavení předpisu zaúčtování . Kdyby byl odběratel na faktuře členem EU a plátcem DPH, pak by hodnota řádku DPH byla 21. Toto zajišťuje program automaticky.

Činnosti

Nově je doplněn doklad o pole „Činnost“. Lze tak členit doklady dle středisek, respektive zakázek.

Jednodušší DPH

Místo kombinace několika příznaků pro identifikaci řádku DPH je zadáváno číslo řádku DPH přímo do dokladu. Jaké číslo řádku DPH má obsluha zadat, není nutné znát.

Tisky

U typu dokladu můžete nastavit , které všechny formuláře se mají tisknou automaticky společně s vytvořeným dokladem. Dále můžete nastavit, zda se má tisknout okamžitě po uložení dokladu (bez dotazu na obsluhu).

Lepší vnitřní provázanost dokladů

Díky vnitřní provázanosti dokladů není nutné zadávat data dvakrát a současně jsou vždy aktuální. Z faktury vydané se automaticky vytvoří výdejka. Když pak fakturu změníte, automaticky se změna projeví i na výdejce. To samé platí i o účetním deníku. Současně se z každého dokladu dostanete na související: faktura, výdejka, úhrada apod.

Našeptávač

Při zadávání hodnoty s vazbou na číselník (adresář, ceník, účetní rozvrh, …) našeptávač po zadání několika znaků filtruje věty v číselníku dle zkratky nebo názvu, a tím se podstatně zrychlí zadávání. Nemusíte otevírat číselník a v něm hledat potřebný záznam. S podobnou technologií jste se mohli setkat pří práci s webovým prohlížečem nebo správcem e-mailů.

Správa standardních textů

FlexiBee podporuje možnost pamatování často používaných textů prakticky ve všech seznamech dokladů a číselníků. Uložení nebo vyvolání textu je velmi jednoduché a rychlé. Odpadá tím otrocký zápis opakujících se textů.

Výhody jednotlivých funkcí a modulů

Nastavení

Hlavní rozdíl mezi W7 a FlexiBee je, že veškeré nastavení firmy a všech modulů je koncentrováno do jednoho místa. Tím je nastavení programu jednodušší a přehlednější.

Adresa firmy

Adresa firmy obsahuje „Sídlo“ – v některých programech s názvem „Fakturační adresa“ a „Poštovní adresu“, která je tištěna na dokladu v místě určeném pro obálku s průhledným okénkem.

Podpis a razítko

U nastavení firmy můžete uložit podpis a razítko v grafickém souboru nebo pomocí elektronického certifikátu.

Zamykání období

Zamykání období je možné na dny nebo celé měsíce.

Úroveň zámků

Zamykání dokladů je dvoustupňové. První stupeň je zamčení pro „neúčetní obsluhu“ a druhá úroveň pro všechny uživatele systému. V případě, že je zamčeno celé období, může oprávněná osoba odemknout konkrétní doklad bez nutnosti odemykat celé období. Doklad můžete opravit a po ukončení práce v seznamu bude doklad opět automaticky uzamčen.

Správa účetních období

Vylepšená správa fiskálních období

Program FlexiBee umožňuje pomocí Správy účetních období zadat rozsah účetního období, a dokonce je i možné délku období měnit za „běhu“. Při zkrácení nebo prodloužení účetního období, ve kterém je již účtováno, dojde k automatickému „přehození“ dokladů do správného účetního období.

Adresář

Kontrola adresy

Při zadání firmy můžete provést kontrolu firmy (zda souhlasí IČ nebo adresa) pomocí služby ARES (pro ČR), ORSR (pro SR) či VIES (pro EU). Stačí zadat IČ nebo název firmy a program dohledá ostatní údaje firmy, a dokonce je automaticky doplní do záznamu.

Přílohy

K adrese můžete přidat libovolné množství příloh.

Typy událostí, aktivit

Původní poznámka ve W7 je nahrazena pojmem „událost“. Může být členěna na úkol, poznámku nebo schůzku. Typ události definujete v samostatném číselníku.

Náklady na aktivitu

Pomocí vazby na ceník můžete sledovat náklady na danou aktivitu, a tím vytvořit podklady pro fakturaci. Příkladem může být výjezd servisního technika k zákazníkovi a zaznamenání, co všechno u klienta dělal a které součástky vyměnil. Na místě klient může podepsat vytištěný protokol.

Štítky

Pomocí štítků můžete dále specifikovat vlastnosti nebo charakteristiky firmy, a tím máte další možnosti členění a filtrace.

Přílohy

K adrese můžete připojit libovolné množství příloh – příkladem může být nájemní smlouva, smlouva o dodávce nebo zakázce uzavřená s dodavatelem či s odběratelem.

Účetní doklady

Účetní doklady – aktualizace

Když srovnáte formulář vydané faktury (viz kapitola standardizace dokladu) s formulářem interního dokladu, zjistíte, že se liší pouze přítomností některých záložek, které jsou charakteristické pro jednotlivé moduly a jejich rozdílné funkčnosti.

Více informací o standardních dokladech…

DPH u interního dokladu

FlexiBee umožňuje zadat v jednom interním dokladu částku a účtování základu i DPH.

Položky

Interní doklad může mít položky, a tím je možné vytvářet souhrnné doklady.

Období

Ve FlexiBee můžete vidět interní doklady za libovolné období v jednom seznamu.

Ostatní závazky a ostatní pohledávky

Novinkou je možnost evidence ostatních závazků a pohledávek. Dříve bylo nutné vše vkládat jako interní doklady. Tento nový modul umožňuje další zpracování, jakým je příkaz k úhradě či párování plateb. Ostatní závazky a pohledávky jsou používány ve mzdách a leasingu.

Účetní zpracování – aktualizace

Měsíční zpracování

Ve FlexiBee odpadá měsíční zpracování.

Položka dokladu obsahuje všechny účetní informace: celkem základ a jeho účty MD a DAL a částku DPH a její účty MD a DAL. Nejsou vytvářeny další seznamy které zbytečně systém zatěžují. Všechny standardní účetní výstupy jsou díky technologii SQL vytvářeny jako tzv. pohledy.

Z tohoto důvodu není možné „rozbít“ vazbu mezi primárním dokladem, jakým je např. vydaná faktura a její dopad na účetní deník.

Ceník

Ceník – aktualizace

Stromová struktura

Snadnější práce se stromovou strukturou včetně snadného výpisu položek, které ve stromu nejsou umístěny.

Strom můžete zobrazovat bez omezení nebo „překreslit“ a filtrovat dle zadaného výrobce.

Cenotvorba

Cenotvorba je srozumitelnější a nabízí mnohem více funkcí. Místo specializovaného ceníku jsou zavedeny takzvané cenové úrovně.

Alternativní zboží

U položky ceníku můžete evidovat alternativní zboží. V případě, že pak požadované zboží nebo materiál není dostupné, můžete najít jeho jinou alternativu.

Sady a komplety

U zboží můžete snadno evidovat sady a komplety. Můžete tak určit cenu za celý komplet, anebo jej nechat jako jednotlivé položky.

Poplatky

Oproti W7 je možné přidat více poplatků k jedné položce ceníku.

Kusovník

Kusovník je součástí ceníku. Kusovník je určen pro podporu výroby. Díky němu můžete dělat kalkulace výrobku, tisknout příkazy do výroby, analyzovat stav zásob a následné objednávání pro zabezpečení vyrobení požadovaného množství výrobků.

Přílohy

Není omezeno množství příloh na jeden záznam a nahrává se přímo do databáze.

Cena s DPH

Zadáte-li, že uvedená cena je s DPH, můžete dále upřesnit, zda výčet základu DPH se má provádět přesně nebo pomocí koeficientu. Tím můžete u velkých částek zamezit výpočtu pomocí koeficientu jako u ostatních běžných programů. Příkladem může být cena s DPH 12 000 000. Pomocí koeficientu dostanete výsledek 9 999 600.

Štítky

K položce ceníku je možné připojit libovolný počet štítků, a tím snadněji filtrovat.

Balení

Možnost definice a prodeje 5 různých balení (např. paleta nebo karton).

Vícejazyčný název

Máte k dispozici víceřádkový popis ve 4 uživatelsky definovaných jazycích.

Záruka

Ceník obsahuje informace o délce záruky v měsících nebo rocích.

Vydané faktury

Vydané faktury – aktualizace

Více informací o standardních dokladech…

Zaokrouhlování

Nová verze umožňuje nastavit zaokrouhlování samostatně pro různé typy faktur. Navíc se způsob zaokrouhlování přenáší přímo do faktury a po změně zaokrouhlení u typu dokladu nedojde ke změně „původního“ zaokrouhlování při aktualizaci staršího dokladu.

Vylepšená správa výrobních čísel a rezervací

V současné době není nutné při příjmu nebo expedici zboží se zapnutou evidencí výrobních čísel zadávat zboží po 1 kusu, ale stačí seznam výrobních čísel dát do samostatného seznamu.

Vydané faktury – typy dokladů

Možnost potlačit generování výdejek

Typ dokladu obsahuje přepínač, zda se mají generovat výdejky ze skladu.

Řazení položek při tisku faktury

U typu dokladu můžete nastavit řazení položek v tisku faktury. Máte 3 možnosti: podle pořadí, zkratky nebo názvu.

Úvodní a závěrečný text

Typ dokladu obsahuje přednastavený úvodní a závěrečný text.

Hotovostní prodej

Vzhled, aktualizace

Prodejní kasa je samostatná funkce v modulu Prodej. FlexiBee umožňuje rychlejší zadávání bez nutnosti použití funkce „Přidat položku“. Zboží z ceníku zadáváte přímo v okně „Kasy“. Kasa je provázána s pokladnou, do které lze jednou denně nahrát tržby.

Analýza prodeje a nákupu

Analýza

Jsou doplněny další možnosti analyzovat prodeje.

Nejprve zadáte „Co chcete analyzovat“:

pohyb zboží,
pohyb zboží sumárně dle skupin,
obraty skladů,
obraty středisek,
obraty na zakázky,
prodeje firmám,
obraty skupin firem,
obraty dle míst určení.

Poté zadáte (není povinné) „Jaké bude další členění“:

…podle zboží,
…podle skupin zboží,
…podle skladů,
…dělení podle středisek,
…kterým firmám,
…kterým skupinám firem,
…dle míst určení.

Z uvedených možností a jejich kombinací vyplývá možnost analyzovat všechny důležité parametry prodeje. Ve FlexiBee v průvodci v prvním bodě „Prodeje firmám “ Chcete-li pro každou firmu ještě sčítat obraty na jednotlivá zboží“, zadáte ve volbě „jaké bude další členění“ hodnotu „….podle zboží“.

Přijaté faktury

Přijaté faktury – aktualizace

Více informací o standardních dokladech…

Tvorba skladové příjemky

Když vytvoříte fakturu, která prodává položky ze skladu, je automaticky také vytvořena příjemka.

Rozúčtování faktury

Nepohodlné rozúčtování je nahrazeno zadáním standardních položek faktury.

Zaokrouhlení cen dokladu

Dobrá pomůcka pro zadání zaokrouhlených hodnot do přijaté faktury je služba „Zaokrouhlení cen dokladu“. Objeví se daňová kalkulačka. Vy přepisujete hodnoty podle dokladu vašeho dodavatele. Program automaticky vypočítává rozdíly a vytváří zaokrouhlovací položky.

Pokladna

Pokladna – aktualizace

Více informací o standardních dokladech…

Aktualizace skladu

Pokladní doklady umožňují tvorbu skladové příjemky nebo výdejky.

Rozúčtování pokladního dokladu

Nepohodlné rozúčtování je nahrazeno zadáním standardních položek faktury.

Banka

Více informací o standardních dokladech…

Přehled DPH

W7 měla vazbu na výkaz DPH řešen jiným způsobem než ostatní moduly. FlexiBee vše sjednocuje díky jednotnosti dokladů všech modulů.

Sklad

Více informací o standardních dokladech…

Automatická a přesná aktualizace průměrné ceny na skladě při změnách v minulosti.

Pokud v minulosti změníte nákupní cenu či přidáte novou příjemku, dojde k automatickému přepočtu průměrné ceny, kterou nejsou ovlivněny přechody mezi měsíci.

Drobný a dlouhodobý majetek

Sloučení evidencí: Drobný majetek, evidence majetku, dlouhodobý majetek

Seznam majetku a jeho aktualizace je nyní výrazně jednodušší. Majetek odepisovaný, neodepisovaný a drobný jsou v jednom seznamu s možností filtrace.

Leasing

Současně byl rozšířen i o možnosti evidence splátek leasingu.

Objednávky

Více informací o standardních dokladech…

Hromadné objednávání

Bylo výrazně zlepšeno hromadné objednávání. V kombinaci s více dodavateli zboží a jejich cenami tak můžete objednat vždy u nejlevnějšího z nich.

Rozšíření obchodního modulu

Obchodní modul je rozšířený o poptávky přijaté, poptávky vydané a nabídky přijaté.

Podpora výroby

Obchodní modul umožňuje následující schéma toku dokladů. Odběratelé výrobní firmy posílají objednávky přijaté na výrobky firmy. Z nich se vygeneruje objednávka do výroby, kde jsou seskupeny objednané výrobky za určité období. Nyní je potřeba analyzovat suroviny potřebné pro výrobu. Z objednávky do výroby můžete generovat opět objednávku vydanou, ve které dojde k analýze kusovníků výrobků a vytvoří se návrh pro objednání surovin nebo materiálu. Tento návrh můžete upravit a také vybírat ze seznamu dodavatelů pro konkrétní položku. Můžete také upravit objednávané množství a následně generovat objednávky jednotlivým dodavatelům.

Mzdy

Integrace mezd do systému

Ve W7 byl mzdový modul řešen samostatným programem. Neexistovala SQL verze, což značně komplikovalo práci s velkým množstvím dat. FlexiBee má mzdový modul integrován v jednom programu.

Mzdy podporují směny

Ve mzdách nyní můžete snadno evidovat pravidelné i nepravidelné pracovní úvazky.

Zjednodušená aktualizace mezd

Nyní lze snadno aktualizovat mzdy. Při otevření karty zaměstnance máte přístup do všech typů složek najednou. Skupiny složek podobného významu jsou členěny do záložek. Kartu mzdy zaměstnance nemusíte zavírat a přímo z ní spustíte výpočet.

Snazší práce se zadáváním nepřítomnosti

Když je zaměstnanec nepřítomen přes hranici měsíce, stačí zadat nepřítomnost jen jednou (např. dovolená, nemocenská …).

Podpora hromadného zadávání

Máte-li potřebu zadávat složky mzdy podle typů složek (ne dle zaměstnanců ), využijete funkci „Mzdové složky – vstup a výběry“. Zde je možné zvolit konkrétní složku (například prémie, odměny, příplatky, …) a zadávat je bez uzavření okna dané složky postupně pro všechny zaměstnance, které program automaticky po uložení složky doplní o dalšího v seznamu.

Přehledy a výstupy

Velké množství různých specializovaných výstupů a přehledů je nahrazeno funkcí „Rekapitulace složek“ (naleznete ji ve funkci „Mzdové složky – vstup a výběry“ ). V průvodci pro tvorbu rekapitulace zadáte příslušné parametry a pomocí jejich kombinace máte k dispozici potřebnou informaci.