Číselníky

Nástroje – Číselníky

Jedním ze základů práce se systémem FlexiBee jsou správně nastavené číselníky položek. Některé z nich jsou předvyplněné hodnotami danými legislativou (např. Sazby DPH, Standardní účetní osnova), ostatní hodnoty si eviduje každý uživatel dle vlastních potřeb.

Číselníky pomáhají vyplňovat doklady (např. Štítky, Předdefinované texty), účtovat (Předpisy zaúčtování, Účtový rozvrh atd.) a zpřehledňovat výstupy (např. Střediska, Zakázky). Jsou používány téměř ve všech modulech (Státy, Střediska a Zakázky), nebo v závislosti na evidenci vaší firmy (Sazby DPH, Řádky přiznání DPH).

Některé číselníky můžete doplňovat i během provádění účetních operací použitím klávesy F2 v poli pro údaj z číselníku – tím otevřete daný číselník a hodnotu můžete doplnit.


Popis jednotlivých číselníků


Intrastat

Nástroje – Číselníky – Intrastat

Několik číselníků nezbytných a specifických pro vykazování do statistického systému Intrastat je blíže popsáno v samostatné kapitole.


Sazby DPH

Nástroje – Číselníky – Sazby DPH

Jedná se o číselník, který obsahuje všechny sazby DPH dle legislativy státu, vybrané při zakládání firmy. Uvádí i sazby s ukončenou platností.


Střediska

Nástroje – Číselníky – Střediska

Formulář má automaticky přednastavené středisko Centrála, další střediska vytváří uživatel podle vlastní potřeby, např. pro prodejnu, pobočku. Uvedení střediska je nutné zejména u každého účtovaného dokladu, neboť se bez něj nezaúčtuje žádný doklad.


Činnost

Nástroje – Číselníky – Činnost

Formulář využijí příspěvkové organizace. Evidují zde svoji hlavní a doplňkovou (vedlejší) činnost.


Státy

Nástroje – Číselníky – Státy

Číselník má hlavní využití při obchodování se zahraničními partnery a hodnoty v něm zaevidované se nabízejí v menu Obchodní partneři – Adresy firem a v dokladech v položce Stát DPH.


Měny

Nástroje – Číselníky – Měny

Číselník má hlavní využití při obchodování se zahraničními partnery a používá se v dokladech v položce Měna. Při vystavení dokladu se tato položka automaticky vyplňuje měnou, kterou jste vybrali při zakládání firmy (lze ji samozřejmě i změnit).


Kurzy

Nástroje – Číselníky – Kurzy

Formulář obsahuje seznam použitých kurzů měn. Využívá se v dokladech pořízených v cizí měně (systém nalezne platný kurz pro danou měnu a dosadí jej do dokladu). Kurzy se dotahují na základě nastavení firmy (menu Firma – Nastavení – záložka Automatické operace).


Kurzy pro cenotvorbu

Nástroje – Číselníky – Kurzy pro cenotvorbu

Kurzy pro cenotvorbu využijete, pokud vedete sklad v Kč, ale nakupujete a prodáváte zboží i za cizí měnu. Pomocí tohoto kurzu se provádí přepočet poslední nákupní ceny a stanovené prodejní ceny z ceníku na zahraniční měnu. Umožňuje také stanovit např. výhodnější kurz pro přepočet prodejní ceny nebo stejnou prodejní cenu pro určité období.

Pokud je přepočet ceny proveden kurzem pro cenotvorbu, je v pokladních dokladech, v přijaté i vydané faktuře cena za MJ barevně odlišena. V případě, že najedete na pole kurzorem, zobrazí se o této skutečnosti informace.

Příklad: prodejní cena zboží ve skladu je stanovena na 100,– za MJ. Aktuální kurz na devizovém trhu je např. 24,675 Kč za Euro.

Pokud nebudete mít stanoven kurz pro cenotvorbu, bude v položce vydané faktury v cizí měně hodnota 100,– za MJ uvedeno v položce "Základ [měna]". Do položky "Základ [Kč]" bude hodnota 100,– přepočtena podle kurzu stanoveného v dokladu na záložce "Měna". Prodejní cena bude tedy vypočtena na 2467,50 Kč (100×24,675).

Kurz pro cenotvorbu stanovíte ve výši 24,– Kč za Euro. V tomto případě v položce vydané faktury v cizí měně bude hodnota 100,– za MJ přepočtena podle kurzu pro cenotvorbu na hodnotu 4,17 Euro (100:24) a uvedena v položce "Základ [měna]". Do položky "Základ [Kč]" se hodnota 4,17 Euro přepočte podle aktuálního kurzu stanoveného v dokladu pravém dolním panelu v záložce "Měna" tak, aby v účetnictví byly pro přepočet použity správné kurzy. Tímto způsobem zajistíte, abyste např. po dobu jednoho měsíce měli pro zahraničního partnera stejné ceny. Pokud byste chtěli pro přepočet používat aktuální kurz, musíte si tento kurz aktuálně do kurzů pro cenotvorbu doplňovat.


Konstantní symboly

Nástroje – Číselníky – Konstantní symboly

Formulář obsahuje číselník konstantních symbolů používaný v platebním styku. Využívá se při vystavování příkazů k úhradě a při nastavení bankovního spojení v adresách firem. Povinnost vyplňovat konstantní symbol v běžných platbách již skončila.


Peněžní ústavy

Nástroje – Číselníky – Peněžní ústavy

Jedná se o seznam peněžních ústavů. Využívá se při vystavování příkazů k úhradě a při nastavení bankovního spojení v adresách firem.


Měrné jednotky

Nástroje – Číselníky – Měrné jednotky

Jedná se o seznam měrných jednotek. Využívají se v ceníku a při tvorbě položek dokladu.


Poštovní směrovací čísla

Nástroje – Číselníky – Poštovní směrovací čísla

Formulář obsahuje seznam všech poštovních směrovacích čísel v rámci České republiky.


Standardní účetní osnova

Nástroje – Číselníky – Standardní účetní osnova

Standardní účetní osnova je pevně daná a načítá se dle typu organizace. Obsahuje trojmístné syntetické účty dle účtovacího předpisu. Uživatel nemůže stávající položky měnit, ani mazat, ale může přidat
vlastní podrozvahové účty.

Upozornění: systém FlexiBee nabízí pouze syntetické účty a analytické účty si vytváří každý uživatel sám.


Řádky přiznání DPH

Nástroje – Číselníky – Řádky přiznání DPH

Tento formulář využívají plátci DPH při vystavování všech účetních dokladů na záložce Účtování a řádek DPH v poli Řádky DPH. Dle údajů v tomto seznamu se hodnoty z dokladů přenášejí do řádků formuláře Přiznání k DPH.


Řádky kontrolního hlášení DPH

Nástroje – Číselníky – Řádky kontrolního hlášení DPH

Číselník využívají plátci DPH v České republice při vystavování všech účetních dokladů na záložce Účtování a řádek DPH v poli Řádek kon. hlášení DPH, popř. pro položky dokladu na záložce Účtování/Upřesnění v poli Řádek kon. hlášení DPH. Dle údajů v tomto seznamu se hodnoty z dokladů a jejich položek přenášejí do řádků formuláře Kontrolní hlášení.

Záznamy číselníku jsou připravené a není možné je upravovat.

Zkratka
Zkratka řádku kontrolního hlášení.
Název
Název řádku kontrolního hlášení.
Popis
Plný popis řádku kontrolního hlášení včetně specifických rozšíření.
Poznámka
Nevyužívá se.
Vyplňovat číselný kód zboží
Vyplňovat druh zboží
Zkratka XML transakce
Platí od
Kalendářní rok počátku platnosti záznamu. Společně s následujícím polem určuje období platnosti záznamu v číselníku.
Platí do
Kalendářní rok ukončení platnosti záznamu.


Seznam zboží v režimu přenesení DPH

Nástroje – Číselníky – Seznam zboží v režimu přenesení DPH

V číselníku jsou uvedeny zákonem vyjmenované druhy případů, kdy je uplatňován režim přenesení DPH.


Štítky

Nástroje – Číselníky – Štítky

Štítek je univerzální nástroj pro filtraci. Ke každému formuláři můžete přiřadit libovolnou kombinaci štítků. Podle štítků můžete v každé tabulce provádět filtraci, a to pomocí tlačítka ve tvaru vějíře.

Upozornění: štítky nelze překlápět do jiných formulářů.


Skupiny štítků

Nástroje – Číselníky – Skupiny štítků

Pokud v systému evidujete štítky, nyní je můžete zařazovat i do skupin, např. dle barvy. Umožní vám lepší organizaci štítků a jejich filtraci.


Předpisy zaúčtování

Nástroje – Číselníky – Předpisy zaúčtování

Předpisy zaúčtování usnadňují účtování dokladů při vedení daňové evidence nebo podvojného účetnictví. Využívají se v jednotlivých modulech v nastavení typů dokladů:

Než začnete doplňovat další předpisy zaúčtování, je nutné mít předem připravený účtový rozvrh.


Předdefinované texty

Nástroje – Číselníky – Předdefinované texty

Formulář obsahuje seznam textů.


Certifikační autority

Nástroje – Číselníky – Certifikační autority

Certifikační autorita je subjekt, který vydává digitální certifikáty (elektronicky podepsané veřejné šifrovací klíče). Usnadňuje využívání PKI (Public Key Infrastructure) tak, že svojí autoritou potvrzuje pravdivost údajů, které jsou ve volně dostupném veřejném klíči uvedeny. Na základě principu přenosu důvěry tak můžete důvěřovat údajům uvedeným v digitálním certifikátu za předpokladu, že důvěřujete samotné certifikační autoritě.

Na Internetu působí mnoho komerčních certifikačních autorit, které obvykle mají své veřejné klíče umístěné přímo ve webových prohlížečích a dalších programech. Tím mohou uživateli zjednodušit rozhodování o míře důvěry webových serverů, ke kterým se připojuje. Existují též bezplatné certifikační autority nebo takové, které se řídí zákony daného státu či vnitřními předpisy organizace.


Upomínky

Nástroje – Číselníky – Upomínky

Obsahují předdefinované typy a texty upomínek.


Formy úhrady

Nástroje – Číselníky – Formy úhrady

Toto je velice jednoduchý číselník, který lze použít ve formulářích v modulu Prodej a Nákup.

Je zde přednastavena forma úhrady "Hotově" a "Karta", další doplnění je ponecháno na uživateli.


Formy dopravy

Nástroje – Číselníky – Formy dopravy

Toto je velice jednoduchý číselník, který lze použít na formulářích v modulu Prodej a Nákup.


Typy uživatelských vazeb

Nástroje – Číselníky – Typy uživatelských vazeb

Uživatelské vazby mají informační funkci. Umožňují propojení jednotlivých dokladů, kdy není vytvářena vazba generovaná.


Stavy smluv

Nástroje – Číselníky – Stavy smluv

Vámi vytvářený informativní číselník se využívá v odběratelských a dodavatelských smlouvách.


Seznam číselníků

Seznam předvyplněných číselníků systémem FlexiBee:

  • Sazby DPH,
  • Státy,
  • Měny,
  • Konstantní symboly,
  • Peněžní ústavy,
  • Měrné jednotky,
  • Poštovní směrovací čísla,
  • Standardní účetní osnova,
  • Řádky přiznání DPH,
  • Seznam zboží v režimu přenesení DPH,
  • Formy úhrady,
  • Formy dopravy.

Seznam číselníků, které je nutné vyplnit, než začnete pracovat se systémem FlexiBee:

  • Střediska,
  • Činnost,
  • Štítky,
  • Skupiny štítků,
  • Předpisy zaúčtování.


Seznam ostatních číselníků

Základním kamenem celého účetnictví je účtový rozvrh. Jeho vytvoření věnujte zvláštní pozornost.

Další seznam, který je nutné mít předem připravený a který se využívá v jednotlivých typech dokladů, jsou dokladové řady. Není to klasický číselník, proto není mezi nimi uveden, ale používá se vlastně téměř ve všech modulech. Základní dokladové řady jsou nastaveny. Jednotlivé dokladové řady se tvoří v jednotlivých modulech pod volbou "Dokladové řady". Jejich vnitřní struktura je shodná pro všechny dokladové řady, proto existuje souhrnná informace o jejich struktuře v kapitole "Doklady".

Pak existuje další řada seznamů, které si uživatel tvoří sám, tvoří se v jednotlivých modulech, ve kterých se využívají (mohou se však využívat i v dalších modulech). I jim je však třeba věnovat pozornost, než začnete pořizovat jednotlivé doklady. Jejich dobrá organizace zjednoduší pozdější práci.

Další důležité seznamy jsou uvedeny podle modulů, ve kterých je naleznete a kde je můžete tvořit, příp. editovat.

Modul "Obchodní partneři"

Modul "Zboží"

Modul "Prodej"

Modul "Nákup"

Modul "Peníze"

Modul "Majetek"

Modul "Účetnictví"