Objednávka přijatá

Prodej – Přijaté objednávky

Přijaté objednávky slouží k evidenci závazných požadavků vašich odběratelů, které můžete zadávat ručně nebo vytvořit pomocí tlačítka „Služby“ z přijatých poptávek a vydaných nabídek. Přijaté objednávky můžete snadno tisknout, vytvářet z nich vydané zálohy, faktury, prodejky a výdejky. Pokud zaznamenáte objednávky na zboží, které již nemáte na skladě, můžete vytvořit vydanou poptávku nebo objednávku. Pokud zaregistrujete více objednávek od vašich odběratelů a chcete požadované zboží, které momentálně není skladem, objednat u svého dodavatele, program umožňuje pomocí tlačítka „Služby“ vytvořit hromadnou poptávku nebo objednávku. Více o této a dalších funkcích naleznete v kapitole "Služby".


Obslužné funkce

Seznam dokladů má horní nástrojovou lištu s tlačítky funkcí a filtračními roletami. Obojí slouží k rychlému spuštění často používaných funkcí a zvolení výběrů.


Funkce "Vazby"

Při tvorbě nových a aktualizaci stávajících dokladů vznikají vazby mezi jednotlivými doklady. Vzhledem k tomu, že objednávka může být úplně prvním dokladem v celém řetězci obchodního cyklu, bude průchod všemi vazbami ukázkou spojitosti celého obchodního případu. Vzhledem ke složitosti vazeb mezi doklady budou vždy zobrazeny pouze přímé vazby aktuálního dokladu na nejbližší doklady. V praxi pak z přijaté poptávky uvidíte vazbu na vydanou nabídku, z té na objednávku přijatou a tak dále na výdejku a vydanou fakturu.

Program zobrazí seznam všech dokladů, které jsou "ve vazbě" s aktuálním dokladem (zvolený kurzorem). Při dvojkliku na vazební doklad je zobrazen další seznam, který obsahuje požadovaný doklad. Dalším dvojklikem můžete zobrazit okno dokladu. Tímto způsobem můžete vidět celou historii dokladu.

Příklad, jak FlexiBee udržuje vazby mezi doklady:

  1. Nejdříve zaznamenáte poptávku odběratele.
  2. Na jejím základě vytvoříte svou nabídku (popř. několik variant).
  3. Od odběratele následně přijmete jeho objednávku.
  4. Pro její uspokojení rozešlete poptávky svým dodavatelům.
  5. Podle výhodnosti přijatých nabídek dodavatelů objednáte vytvořením objednávek vydaných.
  6. Zboží dodané dodavateli bude jistě provázeno přijatými fakturami, se kterými bude po naskladnění svázáno několik příjemek.
  7. Je čas dodat zboží odběrateli: na vydanou fakturu jsou vázány skladové výdejky.
  8. Vydaná faktura je později uhrazeny v bance. Pokud jsou v cizí měně, vznikají kurzové rozdíly, nebo při úhradě v následujícím roce také přecení dokladů.

Díváte-li se na jakýkoliv doklad uprostřed popsaného řetězce, můžete se pomocí funkce Vazby v tomto řetězci pohybovat a vidět tak související doklady. Tato funkce FlexiBee vám usnadní práci při vyhledávání a kontrole dokladů.


Funkce „Sumy“

Pomocí tohoto tlačítka se provádí sumaci aktuálního výběru (pomocí zaškrtnutí) dokladů ze seznamu. Sumace je zobrazena v novém okně následujícím způsobem:

Chcete-li si uložit zobrazenou sumaci do souboru musíte nejprve kliknout myší do výsledku sumace (aktivujete kurzor v okně) a poté stisknete klávesu Ctrl-A (tím provedete výběr všech výsledků v dialogu) a dalším stiskem Ctrl-C vložíte údaje do paměti. Otevřete-li libovolný textový editor (WordPad, Microsoft Word, LibreOffice, Apache OpenOffice, …) můžete pomocí klávesy Ctrl-V vložit výsledek z paměti do editoru a dále s ním pracovat (tisknout, archivovat,…).
Poznámka: Pod Mac OS X je místo klávesy Ctrl potřeba použít klávesa Command.


Funkce "Služby"

Tlačítko služby se používá pro rychlé vytváření dokladů s návazností na označené doklady.

Funkce
Při tvorbě dokladu nebo při jeho aktualizaci je někdy důležité získat informaci o tom, jaké máte s obchodním partnerem "finanční vztahy", abyste mohli zvolit vhodnou reakci či odpovídající postup při tvorbě dalších dokladů.
Program zobrazí kartu firmy se záložkou Souhrnné informace:
Záložka zobrazuje v prvním sloupci údaje o fakturaci a platební morálce: Celkem fakturováno, Nezaplaceno, Zaplaceno po datu splatnosti, Průměrná prodleva splacení ve dnech, Limit fakturace, Definovaná splatnost
V druhém sloupci budou všechny nehotové a nestornované "obchodní" doklady: Neuzavřené poptávky přijaté, Neuzavřené nabídky vydané, Nevyfakturované objednávky přijaté, Neuzavřené poptávky vydané, Neuzavřené nabídky přijaté, Nenaskladněné objednávky vydané
Zajímají-li vás další údaje o firmě, jsou k dispozici v ostatních záložkách.
Funkce
Vytiskne doklad, který je zvolen kurzorem. Po stisku tlačítka se zobrazí náhled dokladu pro představu, jak bude doklad vypadat po vytištění na tiskárně. Při zobrazení náhledu je možné změnit jazyk dokladu. Pokud doklad je v pořádku, je možné jej vytisknout (tlačítko "Tiskárna" v levém horním rohu náhledu), exportovat tiskovou podobu do standardního formátu PDF (tlačítko "PDF/Acrobat") nebo doklad odeslat e-mailem (tlačítko "Dopis").
Funkce
Po výběru této funkce dojde ke generaci vydaných poptávek. Podmínkou správné generace je, že u každé položky musí být specifikován dodavatel (v případě více dodavatelů, bude automaticky zvolen dodavatel primární) a u požadovaných položek je zaškrtnuto "Objednat". Po zvolení položek k objednání a potvrzení tlačítkem bude vytvořena vydaná poptávka s vazbou na přijatou objednávku. V záložce "Upřesnění" se hodnota "Objednat" automaticky změní na hodnotu "Již objednáno". V případě potřeby lze tento údaj změnit a vytvořit vydanou poptávku na jiného dodavatele.
Funkce
Tato volba umožňuje z více přijatých objednávek vytvořit hromadnou poptávku. Musí být splněny stejné podmínky, jako při vytvoření jednotlivě vytvořené vydané poptávky.
Funkce
Po výběru této funkce dojde ke generaci výdejky. Podmínkou správné generace je, že všechny položky přijaté objednávky jsou na skladě. V případě, že některá z položek na skladě není, bude tvorba výdejky odmítnuta. Před potvrzením je možné v poli "Realizovat" zvolit množství vydané položky, v tomto poli je automaticky vepsáno množství, které bylo objednáno. Po potvrzení systém vytvoří výdejku s vazbou na přijatou objednávku. Do pole "Upřesnění typu pohybu" se vyplní "Výdej po objednávce". Pole "Stav dokladu" zůstane prázdný. K vyplnění hodnotou "Vyfakturován" dojde v případě, že výdejku vyfakturujete pomocí tlačítka služby v modulu "Zboží" z této vytvořené výdejky.
Funkce
Po výběru této funkce dojde ke generaci faktury vydané. Podmínkou správné generace je, že všechny položky objednávky jsou na skladě. V případě, že některá z položek na skladě není, bude tvorba faktury odmítnuta a bude umožněno provést tvorbu faktury ručně.
Funkce
Toto tlačítko provést přímou rezervaci objednaného zboží na skladě. Po stisku tlačítka se objeví formulář, kde zaškrtnutím příznaku „Rezervovat“ uvolníte sloupec „množství“, kam zadáte množství, které chcete rezervovat. Potvrdíte tlačítkem

Funkce

Pomocí této fukce lze vytvořit vydanou zálohu, po potvrzení tlačítka se objeví formulář pro zadání částky zálohy.

Funkce

Tato funkce umožňuje vytvořit prodejku. Nejprve je nutné vybrat prodejní kasu, na které se bude prodávat, poté potvrdíte položky k realizaci. Zobrazí se prodejní kasa, přes kterou položky prodáte a vytvoříte prodejku.
Funkce
Tato funkce umožňuje vytvořit vydanou objednávku nad objednávkami přijatými. Abyste mohli použít tuto volbu, musíte mít vyplněny údaje v položkách přijaté objednávky v záložce "Upřesnění", a to firmu v poli "Dodavatel" a v poli "Objednat u dodavatele" vybrat hodnotu "Objednat". Pak si již jen vyberete typ dokladu a objednávka se podle těchto údajů automaticky vytvoří. V záložce "Upřesnění" se hodnota "Objednat" automaticky změní na hodnotu "Již objednáno". V případě potřeby lze tento údaj změnit a vytvořit objednávku pro jiného dodavatele.
Funkce
Tato funkce umožňuje z více přijatých objednávek vytvořit hromadnou vydanou objednávku. Při tvorbě hromadných objednávek musíte mít zaškrtnuty objednávky, pro které chcete zboží objednat a musí být splněny stejné podmínky, jako při vytvoření jednotlivě vytvořené vydané objednávky. Všechny tyto volby se chovají obdobně. Po jejich potvrzení program prohlédne přijaté objednávky, které mají v položkách v záložce "Upřesnění" v poli "Objednat u dodavatele" hodnotu "Objednat" a zobrazí dialog k výběru zboží:

Na horní liště máte zaškrtávací pole , pomocí kterého označíte položky, které chcete objednat. Ve vedlejším poli si pomocí zobrazíte seznam dodavatelů, kteří jsou v tabulce vyplněni nebo kteří jsou vyplnění v ceníku v záložce "Dodavatel". Tím si můžete vybrat pouze položky pro zhotovení objednávky pouze pro jednoho dodavatele.
Na horní liště si můžete ještě vybrat zboží pouze z jednoho skladu a Skrýt neobjednávané položky, tj. ty položky, kde množství na skladě je vyšší, než je objednávka tohoto zboží.
Dále se zobrazí seznam všech nevyřízených položek jednotlivých objednávek.
Pokud máte v ceníku v záložce "Dodavatel" označeného dodavatele jako primárního, automaticky se přenese do této tabulky. Stejného výsledku dosáhnete vyplněním dodavatele v záložce "Upřesnění". V opačném případě zůstane pole prázdné. Vyplnit ho můžete dvěma způsoby:
  • pomocí vybíráte ze seznamu dodavatelů, které máte zapsány v ceníku v záložce "Prodejní ceny".
  • pomocí vybíráte firmu přímo ze seznamu firem v modulu "Obchodní partneři".
Ve sloupci "Cena" se zobrazí cena, kterou jste si vyplnili v ceníku. Pokud v nastavení firmy máte zaškrtnuto Při příjmu aktualizovat nákupní cenu v ceníku, zobrazí se v tomto sloupci cena aktualizovaná.
V každé řádce vlevo si ještě můžete ručně označit položky, které chcete objednávat. Vytvoří se hromadné objednávky, které sesumarizují zboží podle dodavatele. Pokud je nějaké zboží na skladu, vytvoří se objednávka v takové výši, aby při prodeji zbyla zásoba nula. Tato částka se nechá ručně změnit.
Pokud stisknete vlevo tlačítko , rozevře se seznam, kde si můžete zjistit:
  • kdo zboží objednával
  • kdy zboží objednával
  • kolik ho požadoval
  • máte možnost zde přijatou objednávku otevřít
Ve všech položkách takto vyřízených objednávek se v záložce "Upřesnění" hodnota "Objednat" automaticky změní na hodnotu "Již objednáno". V případě potřeby lze tento údaj změnit a vytvořit vydanou objednávku na jiného dodavatele.
Funkce

Tato funkce slouží k aktualizaci sloupce „% realizovatelnosti“ v závislosti na množství objednané položky a stavu skladu. Tento sloupec vám říká, z kolika procent jste schopni momentálně objednávku uspokojit.


Filtrační rolety

Pomocí filtračních rolet můžete jednoduše a rychle provádět filtraci zobrazených dokladů. Filtraci si nastavte podle svých aktuálních potřeb; naposledy využitá filtrace se aplikuje i při dalším otevření seznamu. Filtrovat je možné podle parametrů:

Kalendářní rok (vystavení dokladu)
Nabízeny jsou roky sestupně od příštího kalendářního roku (dle data počítače) do roku 1990.
Datum (vystavení dokladu)
Jen pro aktuální účetní období: Posledních 7 dní, posledních 35 dní, aktuální den, aktuální týden, aktuální měsíc
Vždy: 12x kalendářní měsíc, 4x čtvrtletí (v roce zvoleného účetního období či v roce zvoleném ve filtru)
Typ dokladu
Nabízí se jednotlivé založené typy dokladů.
Stav (realizace)
Nehotovo, Nespecifikováno, Připraveno, Schváleno, Částečně vydáno/přijato, Vydáno/přijato, Částečně hotovo, Hotovo, Storno
Uživatel
Vyfiltrujete doklady, které byly vytvořeny konkrétním uživatelem.

Filtrační rolety na první místě nabízejí položku neomezující zobrazení podle parametru. V každé roletě je možné zvolit právě jednu položku; pro pokročilé nastavení použijte funkci globální filtrace.

Stavy dokladu
Nehotovo
Stav můžete použít v případě, že objednávka ještě není ani připravená ani schválená.
Nespecifikováno
Tento stav má objednávka hned po svém přijetí, objednávka nemůže vstupovat do dalších akcí.
Připraveno
Pokud není vyžadováno schválení, je objednávka připravena k dalšímu zpracování. Změnu stavu provádí uživatel.
Schváleno
Stav označuje, že objednávka byla schválena a je připravena k dalšímu zpracování. Změnu tohoto stavu provádí uživatel.
Částečně vydáno/přijato
Část objednávky byla již vyskladněna. Změna tohoto stavu proběhne automaticky při vytvoření výdejky nebo faktury.
Vydáno/přijato
Objednávka byla již celá vyskladněna. Změna tohoto stavu proběhne automaticky při vytvoření výdejky nebo faktury.
Částečně hotovo
Část objednávky byla již vyfakturována. Změna tohoto stavu proběhne automaticky při vytvoření výdejky nebo faktury.
Hotovo
Objednávka byla již celá vyfakturována. Změna tohoto stavu proběhne automaticky při vytvoření výdejky nebo faktury.
Storno
Objednávka byla stornována.

Podle nastavených práv daného uživatele může docházet k přepínání stavů (je-li v nastavení firmy požadováno, aby následující stavy byly dodržovány.)


Karta „Přijaté objednávky“


Záložka „Hlavní“

Typ dokladu (povinné pole)
Typ dokladu vyberete ze seznamu dokladů. Vybraný typ určuje chování dokladu a zároveň nese základní hodnoty dokladu. (Systém si pamatuje poslední použitý typ dokladu.)
Interní číslo
Toto pole je nepřístupné pro psaní, je automaticky generováno po výběru dokladové řady. V parametrech přihlášeného uživatele můžete předdefinovat "jeho" dokladovou řadu. Tím odpadne dotaz, která řada má být použita a vstup se zrychlí a také tím odpadá možnost zadání chybné řady.
Číslo došlé
Stav
Stav vyberte z rozbalovacího seznamu. Některé stavy se doplňují automaticky např. při vydání ze skladu nebo po fakturaci.
Při nastavení stavu objednávky Vydáno, Hotovo či Storno dojde ke zrušení zbývajících příslušných rezervací zboží na skladech.
Vystaveno
Datum, které je uvedeno na písemné objednávce nebo datum, kdy došlo k ústnímu objednání.
Objednáno
Datum provedení objednávky
Termín
Požadovaný termín dodávky
Realizováno
Datum úplné realizace objednávky.
Hodnota je automaticky doplněna v okamžiku, kdy se objednávka dostane do stavu „Hotovo“.
Popis
Zde je prostor pro detailnější upřesnění objednávky, slouží pro lepší orientaci v tabulce objednávek. Toto pole není povinné a netiskne se na výslednou objednávku.


Záložka „Doplněk“

Číslo poptávky
Nepovinné pole.
Číslo poptávky můžete vyplnit ručně. V případě, že došlo k vytvoření objednávky z poptávky, program vyplní hodnotu automaticky.
Variabilní symbol
Forma úhrady
Nepovinné pole.
V rozbalovacím seznamu zvolte odpovídající formu úhrady. Nabízejí se hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy úhrady, např. výchozí Převodem, Hotově, Složenkou, Dobírkou, Platební kartou, Zápočtem. Pomocí klávesy F2 můžete otevřít výběrový seznam pro pokročilejší výběr, úpravu či přidání vlastní formy úhrady.
Číslo nabídky
Nepovinné pole.
Číslo nabídky můžete vyplnit ručně. V případě, že došlo k vytvoření objednávky z nabídky, program vyplní hodnotu automaticky.
Forma dopravy
Nepovinné pole.
Nabízejí se hodnoty evidované v menu Nástroje – Číselníky – Formy dopravy, např. Česká pošta, PPL, Osobně. Pomocí klávesy F2 můžete otevřít výběrový seznam pro pokročilejší výběr, úpravu či přidání formy dopravy.
Počet balíků
Pole je dostupné jen při zvolení formy dopravy s vytvářením čísel balíků.
Zadejte počet balíků, ve kterých je zboží přepravováno.
Doprava a vyskladnění.
Nepovinné pole.
Je určené pro doplňující text týkající se způsobu dopravy, tento text je tištěn na objednávku.
Text můžete napsat ručně nebo pomocí zvolit z předdefinovaných textů. Při úpravách textu se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaná poznámka již není mezi předdefinovanými texty, je možné ji stiskem tlačítka přidat. Po stisku tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, ve kterém je možné zvolit jiný ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.


Záložka „Platba na účet“

Platba na účet je údaj, který bude tištěn do bankovního spojení na formuláři faktury. Při tvorbě dokladu je zde automaticky nastaven váš "primární" účet. Chcete-li aby váš odběratel poslal peníze na jiný účet než je standardní, musíte vybrat v rozevíracím seznamu jiný účet. Využijte možnosti definovat tuto hodnotu u typu faktury/pohledávky a při tvorbě dokladu se nemusíte starat o to, jaký účet má být na faktuře uveden.

Bankovní účet
Pomocí rozbalovacího seznamu zvolte bankovní účet, na který má být přijata platba.
Číslo účtu
Doplněn automaticky podle zvoleného účtu.
Kód banky
Doplněn automaticky podle zvoleného účtu.
Konstantní symbol
Vyplňte, pokud je potřeba.
IBAN

Doplněn automaticky podle zvoleného účtu.

BIC

Doplněn automaticky podle zvoleného účtu.


Záložka „Poznámka“

V této záložce máte prostor na vlastní poznámku. Tato poznámka se nikam netiskne a slouží jenom pro vás jako informace. Např. na co si dávat pozor při manipulaci se záznamem.


Záložka „Úvod“

Úvodní text
Nepovinné pole. Bez omezení počtu znaků.
Text, který bude v tištěné podobě uveden před položkami dokladu.
Úvodní text můžete do pole napsat ručně. Pomocí tlačítka za polem je možné otevřít víceřádkové editační pole. Při úpravách úvodního textu se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaný text není mezi předdefinovanými texty, je možné jej stiskem tlačítka přidat. Stiskem tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, kde je možné zvolit některý ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.


Záložka „Závěr“

Závěrečný text
Nepovinné pole. Bez omezení počtu znaků.
Text, který bude v tištěné podobě uveden za položkami dokladu a před rekapitulací DPH. Ovládání je popsáno u pole Úvodní text.


Záložka „Přílohy“

Na této záložce můžete evidovat různé dokumenty týkající se dané objednávky, např. výpis z obchodního rejstříku, detailní požadavky.

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, význam některých z nich je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pomocí tlačítka můžete přidat novou přílohu. Při přidávání máte na výběr z těchto možností:

  • Soubor – soubor z vašeho lokálního počítače je načten do databáze,
  • Odkaz na internet – aplikace eviduje odkaz (URL), data odkazovaného zdroje nejsou do aplikace načtena,
  • Odkaz na soubor – aplikace eviduje odkaz na soubor na disku lokálního počítače, data souboru nejsou do aplikace načtena (odkazovaný soubor nepřejmenovávejte, nepřesouvejte a nemažte).

U vložené přílohy se nachází ikona , která vám umožní přílohu si kdykoliv prohlédnout. Pomocí ikony si můžete přílohu uložit na jiné místo. Tlačítko slouží k nasnímání daného dokumentu, druhá volba umožňuje zvolit skener a parametry snímání.


Záložka „Odběratel“

Firma
Obchodního partnera můžete zvolit z Adresáře (následující pole budou vyplněna automaticky), nebo můžete údaje partnera vyplnit ručně (pak ponecháte toto pole prázdné).
Můžete zadat zkratku či název firmy odběratele (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou firmu. Můžete též otevřít seznam firem (pomocí tlačítka či klávesou F2) a hledat firmu s pomocí filtrů, hledaného odběratele upravit či přidat zcela nový záznam; pro vybrání firmy ze seznamu stačí dvojklik na její záznam či stisk tlačítka Zvolit.
Nabízeny jsou jen firmy evidované v Adresáři obchodních partnerů, které mají v poli Typ vztahu zvolenou hodnotu Odběratel nebo Odběr./Dodav.
Název
Uveďte přesný název firmy. Pole se automaticky vyplní při výběru firmy z adresáře, v opačném případě jej vyplňte ručně.
Poznámka: Pokud po vyplnění jména firmy kliknete na modře podtržený popisek pole Název, otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) s údaji z obchodního, příp. živnostenského rejstříku, ze seznamu plátců DPH apod.
Ulice
Vyplňte ulici sídla firmy včetně čísla popisného, nebo čísla orientačního či kombinace obou.
Poznámka: Pokud po vyplnění pole polí Město a Ulice kliknete na modře podtržený popisek pole Ulice, otevře se vám ve webovém prohlížeči portál Mapy.cz s mapou sídla firmy.
Město
Vyplňte název města či obce, ve kterém má firma sídlo.
Při uvádění názvu města můžete využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát název města, obce či části obce a aplikace vám dle začátečních písmen poradí název celý města i s jeho případnou částí, zároveň doplní odpovídající hodnotu do pole PSČ.
PSČ
Zadejte PSČ sídla firmy (pro zahraniční firmy místní obdobu PSČ).
Při vyplnění platného PSČ se automaticky vyplní hodnota v poli Město. Při vyplňování PSČ může opět využít tzv. našeptávač: do pole začněte psát první číslice PSČ nebo začátek názvu města a aplikace vám nabídne možná města, obce či jejich části.
Stát
Zvolte z rolovacího seznamu stát, ve kterém firma sídlí. Pokud jste vybrali město či PSČ z našeptávače, vyplnila se Česká republika či Slovensko automaticky. Pro zrychlení hledání můžete napsat první písmena z názvu státu, aplikace vás přesune na první odpovídající stát.
Uveďte IČ obchodního partnera, unikátní osmimístné identifikační číslo právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo organizační složky státu přidělené Českým statistickým úřadem, obchodním nebo živnostenským úřadem (starší čísla s méně číslicemi jsou odpředu doplněna nulami).
Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole , otevře se vám ve webovém prohlížeči stránka výsledků hledání v ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) dle IČ s údaji z veřejných rejstříků. V případě slovenské firmy se zobrazí obdobná stránka s výsledky hledání v Obchodnom registru.
DIČ
Uveďte DIČ obchodního partnera, je-li plátcem DPH. Daňové identifikační číslo je finančním úřadem přidělené každé fyzické či právnické osobě, která je povinna odvádět daně. DIČ právnických osob se skládá ze zkratky dané země + IČ, DIČ fyzických osob je tvořeno opět zkratkou země, ke které se připojují číslice rodného čísla.
Pokud při vyplněné hodnotě české firmy kliknete na modře podtržený popisek pole DIČ, otevře se vám ve webovém prohlížeči formulář hledání registrovaných subjektů Ministerstva financí ČR, do kterého je nezbytné DIČ partnera doplnit a pro vypsání informací o plátci DPH a jeho registraci stisknout tlačítko Hledej. U firem registrovaných v jiných státech se otevře výsledek ověřování DIČ (VAT) v systému VIES Evropské komise.
EAN
Uveďte mezinárodní číslo obchodní položky (International Article Number), pokud s obchodním partnerem komunikujete elektronicky či potřebujete na dokladech uvádět jeho identifikaci ve formě čárového kódu (pro snímání čtečkou).


Záložka „Poštovní adresa“

Pokud je poštovní adresa shodná s adresou sídla firmy zaškrtněte příznak , pokud shodná není, vyplňte pole:

Město
PSČ
Stát
Firma


Záložka „Určení“

Tato záložka slouží ke specifikaci místa určení. Lze nastavit v adresáři firem ve změně záznamu, položku přidáte pomocí tlačítka v záložce „Místa určení“ v dolní části formuláře.
Zvolte pomocí rozbalovacího seznamu, položky se vyplní automaticky podle informací vyplněných v adresáři firem.


Záložka „Specifikace“

Vytvořit fakturu typu…
V rolovacím seznamu se nabízejí hodnoty evidované v menu Prodej – Typy dokladů – Typy vydaných faktur.
Středisko
Nepovinné pole.
Umožňuje doklad zařadit v rámci střediskového členění účtované firmy. V případě, kdy firma střediskové členění nepoužívá, je automaticky zvoleno středisko s názvem "Centrála".
Zvolené středisko se objevuje jen na interních opisech dokladu.
Činnost
Nepovinné pole.
Umožňuje položky členit dle činností.
V rolovacím seznamu jsou nabízeny hodnoty z číselníku Nástroje – Číselníky – Činnost.
Zakázka
Nepovinné pole.
Můžete ze zakázek evidovaných v číselníku Prodej – Zakázky zvolit tu, které se doklad týká. Můžete zadat zkratku či název zakázky (popř. napsat jen část zkratky nebo názvu) a z nabízených záznamů zvolit požadovanou zakázku. Můžete též otevřít číselník zakázek (pomocí tlačítka či klávesou F2) a hledat zakázku s pomocí filtrů, případně ji upravit či přidat zcela nový záznam.
Štítky
Nepovinné pole.
Slouží pro označování dokladu štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.
Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuálnímu dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem .
Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko . Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.


Záložka „Fakturace“

Fakturovat souhrnně
Zaškrtněte, pokud chcete fakturovat souhrnně.
Stát DPH
Pomocí rozbalovacího seznamu vyplňte stát DPH.
Text na fakturu
Zde můžete vyplnit text, který bude dotažen na fakturu.


Záložka „Zodpovědná osoba“

Zodpovědná osoba
Vyberte uživatele z rozbalovacího seznamu, který je zodpovědný za danou objednávku.
Kontaktní osoba
Jméno osoby, kterou je možné kontaktovat ohledně daného dokladu.
Jméno
Vyplněno automaticky výběrem kontaktní osoby. Můžete vyplnit ručně.
Telefon
Vyplněno automaticky výběrem kontaktní osoby. Můžete vyplnit ručně.
Email
Vyplněno automaticky výběrem kontaktní osoby. Můžete vyplnit ručně.


Záložka „Kč“

Záložka s domácí měnou (obvykle označena "Kč") poskytuje finanční přehled celého dokladu a rozdělení částek podle sazeb DPH. Po přidání první položky dokladu je většina polí záložky znepřístupněna a hodnoty polí jsou aktualizované při každé změně položky.

Pro zadání dokladu bez položek se částky zadávají do polí záložky (s výjimkou sumy základu a sumy DPH). Po změně částky v některém z polí jsou zbylá pole křížově dopočítávána (ale pozor, při ruční změně částky DPH bude odpovídat součet částek v řádku, ale částky nebudou odpovídat procentuální sazbě DPH). Aplikace u tzv. bezpoložkového dokladu vytváří automatické položky typu "Účetní položka", jejichž počet odpovídá počtu využitých sazeb DPH (resp. uvedení částky za zboží a služby osvobozené od DPH). Doklad bez položek se hodí např. účetním firmám zadávající doklad donesený klientem.

Sleva [%]
Nepovinné pole, přístupné jen pro doklad s položkami.
Určuje výši slevy v procentech uplatněné na celý doklad. Výše slevy může být převzata z typu dokladu či záznamu firmy v adresáři.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

  • Základ
  • DPH
  • Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

  • Osvobozeno (0 %)
  • Snížená sazba
  • 2. snížená sazba
  • Základní sazba
  • Suma

Způsob výpočtu a zaokrouhlení částek dokladů bez položek:

Základ
Je-li částka základu zadána jako první, bude příslušné DPH vypočítáno přesně.
DPH
Je-li částka DPH zadána jako první, bude příslušný základ vypočítán přesně.
Včetně DPH
Je-li částka včetně DPH zadána jako první, budou příslušný základ a DPH vypočítány pomocí koeficientu (pro sazbu 21 % je základem = 0,1736 * celkem, pro sazbu 15 % je základem = 0,1304 * celkem).

Zaokrouhlení definované u typu dokladu není u dokladů bez položek respektováno, použit je výše uvedený výpočet. Konečnou částku můžete po výpočtu upravit dle svých potřeb.


Záložka „Měna“

Měna
Určuje měnu částek dokladu. Výchozí hodnotou je domácí (tuzemská) měna zadaná v Nastavení firmy, při jejím ponechání zůstávají ostatní pole záložky nedostupná. Chcete-li doklad vytvořit v jiné měně, pak vyberte hodnotu ze seznamu možných měn. Po jejím zvolení budou zpřístupněna zbylá pole záložky.
Kurz
Dvojice polí umožňuje určit měnový kurz pro domácí měnu vůči zvolené měně. Po zvolení měny je kurz pro den vystavení dokladu stahován z Internetu, ale je možné jej upravit či zadat vlastní. Nepodaří-li se kurz načíst, pole v domácí měně se barevně orámuje a nastaví na hodnotu 0,00.

Zbytek záložky tvoří pole ve třech sloupcích:

  • Základ
  • DPH
  • Včetně DPH

Pole jsou v řádcích popsaných konkrétní výší sazby DPH:

  • Osvobozeno (0 %)
  • Snížená sazba
  • 2. snížená sazba
  • Základní sazba
  • Suma

U tzv. bezpoložkového dokladu je možné hodnoty v polích upravovat s výjimkou sumy základu a sumy DPH, zbylá pole jsou křížově dopočítávána (při změně částky za DPH bude však odpovídat součet částek, ale nikoliv procentuální sazba DPH). U dokladu s položkami jsou pole částek nedostupná a zobrazují hodnoty podle zadaných položek dokladu.


Záložka „Způsob zaokrouhlení“

Lze nastavit:
DPH (způsob)
V poli se nastavuje způsob zaokrouhlení výsledné hodnoty DPH. Pomocí vyberte z připravených hodnot: nahoru, dolů, matematicky.
DPH (řády)
Tento údaj navazuje na předcházející – pomocí vyberte z připravených hodnot: nezaokrouhlovat, zaokrouhlit na tisíciny, setiny, desetiny, jednotky, desítky, stovky, tisíce.
Celkem (způsob)
V poli se nastavuje způsob zaokrouhlení výsledné fakturované ceny. Pomocí vyberte z připravených hodnot: nahoru, dolů, matematicky.
Celkem (řády)
Tento údaj navazuje na předcházející – pomocí vyberte z připravených hodnot: nezaokrouhlovat, zaokrouhlit na tisíciny, setiny, desetiny, jednotky, desítky, stovky, tisíce.


Karta „Položky dokladu“

Položky dokladu můžete vytvářet dvojím způsobem:

Individuální položka vytvoření uživatelem
Položky generované programem
Skupinu položek vytváříte načtením obsahu jiného dokladu.


Záložka “Hlavní panel“

Kód z ceníku (Povinné pole)
Vyberete pomocí tlačítka z ceníku nebo vyplníte ručně.
Sklad
Pokud jste vybrali položku z ceníku, vyberete sklad, který bude objednávku uspokojovat.
Označení
Zkratka ceníkové položky (dotaženo z ceníku)
Název (Povinné pole)
Název ceníkové položky (dotaženo z ceníku)
Množství (Povinné pole)
Zadejte množství
Sklad stavu: Zobrazuje, kolik daných položek je k dispozici na skladu.
MJ
Vyberte měrnou jednotku z rozbalovacího seznamu.
Cena za MJ (Povinné pole)
Cena je dotažena z ceníku, pokud vyplňujete položku ručně, je třeba jí doplnit.
Cenová úroveň
Z rozbalovacího seznamu vyberte požadovanou cenovou úroveň. Cenové úrovně je možné nastavit v modulu Zboží.
Typ ceny
Z rozbalovacího seznamu vyberte z možností: bez DPH, včetně DPH (přesně), včetně DPH (koeficient).
Sazba DPH
Z rozbalovacího seznamu vyberte požadovanou sazbu DPH.
Sleva položky
Ručně zadejte požadovanou slevu položky.
Uplatnit slevu z dokladu
Po zaškrtnutí se bude na položku vztahovat sleva zadaná v záložce „Kč“.
Cena celkem
Poznámka
Nepovinné
Do tohoto pole můžete zadat libovolnou poznámku k položce. Poznámka slouží pouze pro vaší informaci, netiskne se na žádný doklad.
Poznámku můžete do pole napsat ručně. Pomocí tlačítka za polem je možné otevřít víceřádkové editační pole. Při úpravách poznámky se nad polem zobrazí tlačítka . Pokud právě zadaná poznámka není mezi předdefinovanými texty, je možné ji stiskem tlačítka přidat. Stiskem tlačítka se otevře číselník předdefinovaných textů, kde je možné zvolit některý ze stávajících textů, popř. texty přidávat, upravovat a mazat.
Štítky
Nepovinné pole.
Slouží pro označování položek štítky, které se následně zobrazují v poli a především mohou posloužit při filtrování.
Po stisku tlačítka Připojit se otevře formulář výběru štítků. V levém poli jsou nabízeny Dostupné štítky, v pravém poli pak štítky přiřazené aktuální položce dokladu. Štítky můžete přiřazovat či naopak odebírat pomocí tlačítek šipek mezi zmíněnými poli. Používáte-li štítky intenzivně, můžete využít rolovací seznam Skupiny určený pro zobrazení štítků pouze zvolené skupiny. Po nastavení štítků potvrďte tlačítkem .
Pokud potřebujete přidat štítek, který dosud nemáte v poli Dostupné štítky, použijte tlačítko . Otevře se číselník štítků (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), ve kterém můžete požadovaný štítek přidat.


Záložka “Upřesnění“

Pokud zůstane zaškrtnutý příznak Kopírovat z dokladu, budou tyto položky předvyplněny hodnotami z dokladu, pokud je chcete změnit, stačí pouze odškrtnout a přepsat.

Středisko
Bez zadání střediska není možno doklad zaúčtovat.
Činnost
Nabízejí se činnosti evidované v menu Nástroje – Číselníky – Činnost.
Zakázka
Nabízejí se zakázky evidované v menu Prodej – Zakázky.
Rezervovat na skladě
Po zaškrtnutí je možno automaticky rezervovat tuto položku na skladě.
Rezervovat MJ
Zadejte množství, které chcete rezervovat.
Objednat u dodavatele
Vyberete pokud chcete položku objednat. Je třeba mít u ceníkové položky vyplněného dodavatele, pokud máte dodavatelů víc, bude se automaticky nabízet dodavatel primární.
Objednáno MJ
Počet objednaných MJ.
Objem
Pro ceníkovou položku je hodnota převzata z ceníku.
Zadáte hodnotu objemu. Program umí vypočítat celkový objem na faktuře a tím zjistit například, zda se všechno zboží z dokladu vejde do kontejneru.
MJ objemu
Vyberte požadovanou jednotku z rozbalovacího seznamu. V číselnících je možné nastavit Měrné jednotky.
Neseskupovat při vytváření objednávky vydané
Po zaškrtnutí budou všechny ceníkové položky na dokladu ve svém řádku i v případě, že je více ceníkových položek shodných.