Zamykání dokladu

Firma – Zamykání období

Potřebujete uživatelům znepřístupnit nějaký modul nebo formulář? Pokud ano, použijte k tomuto účelu formulář Zamykání období. Můžete v něm i nastavit, odkdy dokdy má být daný modul uzamčen.

Zamykat doklady, příp. období může automaticky uživatel, který má přístupové právo jako "administrátor" nebo "účetní". Právo zamykat doklady lze delegovat ale i na jiné uživatele zaškrtnutím příslušného políčka v přihlašovacích údajích.

Pokud máte právo zamykat doklady a období, umožní vám to tato volba, která je dostupná v nabídce "Firma" pod volbou "Zamykání období". Doklady ve vybraném období a vybraných modulech můžete zcela zamknout nebo zamknout pro všechny uživatele s výjimkou účetní. Pokud v této volbě zamknete určitý modul v určitém období, nemůžete v tom období doklady opravovat, ani do tohoto modulu přidávat žádný nový doklad.

Hlavní panel

Stiskem tlačítka či klávesové zkratky Alt+N otevřete formulář pro nový záznam.

Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pro evidenci nového uzamčení klikněte na tlačítko Nový. Zobrazí se okénko Zamykání období – Nový záznam s těmito poli:

Od
Ručně nebo pomocí tlačítka uveďte, odkdy bude platit uzamčení.
Do
Ručně nebo pomocí tlačítka uveďte, dokdy bude platit uzamčení.
Zámek – obsahuje tyto druhy zámků
  • Otevřeno – zámek v tomto stavu umožňuje běžně pracovat s moduly a zpracovávat doklady; upozornění: pokud měly moduly dříve nastavený zámek na hodnotu Zamknuto, nebo Zamknuto mimo účetní, nelze je pak odemknout pouhým přenastavením zámku na hodnotu Otevřeno – tímto krokem byste pouze umožnili pořizovat nové doklady do daného období a stávající doklady zůstanou ve stavu zamčeném,
  • Zamknuto mimo účetní – v tomto případě může doklady editovat pouze osoba, která má přístupové právo jako účetní,
  • Zamknuto – žádný z uživatelů nemůže vstoupit do daných modulů a editovat doklady v něm, ani vytvářet nové.
Upozornění: Na jedno období nelze uplatnit dva různé zámky a to ani v případě zvolení různý moduly. Zamknutá období se v žádném případě nesmí překrývat.

Platnost v modulech

Po nastavení zámku je nutné zaškrtat moduly, kterých se má týkat a dle kterého se budou všechny doklady tohoto modulu chovat.

Označením u příslušné položky vyberete daný modul – tím se všechny doklady tohoto modulu budou chovat dle vybraného zámku. Tlačítka ve spodní části umožňují rychlejší označení všech modulů, příp. zrušení označení všech modulů.
Při uložení zámku proběhne kontrola dokladů zamykaného období a modulu.
Zaškrtnutím tlačítka Zamykat i neúčetní doklady, zamknete i doklady neúčetní.
Pokud existuje v daném časovém výběru nezaúčtovaný doklad (v jakémkoli modulu), budete o tom informováni:


Záleží pak na vaší úvaze, zda chcete zámek uložit. Nezaúčtované doklady v modulu si může účetní s právem zamykat doklady a období odemknout a zaúčtovat.

Doklad – Zamknout/Otevřít zámek

Pokud potřebujete odemknout účetní období, nastavte pole Zámek na hodnotu Otevřeno – tím zajistíte u modulů možnost vkládat do nich nové záznamy v rámci daného období. V případě, že chcete i odemknout jednotlivé položky, přistupte na daný formulář a nad seznamem jeho položek klikněte na tlačítko Otevřít zámek.

Pokud ve volbě "Zamykání období" nic neoznačíte, v tabulkovém pohledu dokladů ve sloupci Zámek je zobrazena hodnota Otevřeno a s doklady lze běžně pracovat.

Pokud si označíte ve volbě "Zamykání období" určitý modul a k tomu vyberete zámek, v tabulkovém pohledu tohoto modulu ve sloupci "Zámek" se zobrazí hodnota zámku:

  • Zamknuto
    Pak nemůžete doklady editovat, nemůžete ani pořizovat nové doklady do uzavřeného období.
  • Zamknuto mimo účetní
    Jen účetní může doklady editovat a pořizovat nové doklady do takto označeného období.

Kdo má právo zamykat doklady a období, může pomocí dvojtlačítek / na horní liště měnit stav jednotlivých dokladů. Levá – větší část – slouží vždy pro rychlejší přepínání dokladu mezi Zamknout a Otevřít zámek. Pravá – menší část – – nabízí další možnosti:

Otevřeno
S doklady mohou všichni běžným způsobem pracovat.
Prohlédnuto
Jako prohlédnuté si může označit doklady účetní, pokud má doklady zkontrolovány, ale ještě je nechce označit jako Zamknuto. Doklady označené jako Prohlédnuto jsou i nadále přístupné pro běžnou práci. Pokud takový doklad edituje uživatel, který nemá právo zamykat doklady a období, pak se zámek automaticky změní z Prohlédnuto na Otevřeno. Díky této změně účetní pozná, že doklad byl upraven a je potřeba jej znovu zkontrolovat.
Označit doklad příznakem Prohlédnuto může pouze účetní nebo uživatel s právy administrátora.
Zamknuto mimo účetní
Doklad může editovat nebo mazat jen účetní.
Zamknuto
Doklad nemůžete editovat nebo mazat.
Úplně stejným způsobem můžete pracovat i s jednotlivými otevřenými formuláři. Tlačítko se nachází na horní liště formuláře.

Související