Změnit účetní systém na ABRA Flexi není složitá operace. Abychom vám přechod na náš systém maximálně usnadnili, připravili jsme podrobný seriál, kde vám přehledně ukážeme všechny kroky nutné k hladkému zprovoznění.
Se změnou ekonomického a účetního softwaru je nutné v první řadě zodpovědně přistoupit k návaznosti z účetního pohledu.
V zásadě mohou nastat dva stavy:
- organizace přechází současně s novým účetním obdobím nebo
- organizace přechází v průběhu účetního období.
Způsob správného účetního přechodu je v obou případech obdobný, přičemž v druhém případě je samozřejmě lehce časové náročnější, zejména v oblasti neuhrazených pohledávek a závazků a záloh. V tomto článku se budeme věnovat jednoduššímu případu, tedy situaci, kdy firma přechází na ABRA Flexi současně s novým účetním obdobím.
Začněte veškerými souvislostmi, které je nutné ke dni přechodu vyřešit:
- napojit analytické evidence u vybraných rozvahových účtů v oblasti neuhrazených pohledávek/závazků a účetních sald;
- nastavit oblast financí – pokladen a bankovních účtů;
- propojit skladovou evidenci nejen z účetního pohledu;
- zajistit kompletní účetní návaznost mezi jednotlivými účetními obdobími.
Dalším z důležitých kroků je i evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, popř. ostatních druhů majetku, a zavedení zaměstnanců včetně personalistiky.
Převod dat a nastavení systému
Vlastní převod dat je vhodné časově rozvrhnout tak, aby jednotlivé procesy na sebe logicky navazovaly a současně bylo možné co nejdříve začít software plnohodnotně využívat. Postup lze shrnout do následujících kroků:
- založení firmy a vyplnění údajů v nastavení firmy;
- vytvoření předchozího/předchozích účetních období;
- kontrola a doplnění účtového rozvrhu (pro vedení PÚ), předpisy zaúčtování pro DE;
- naplnění adres firem a jejich bankovních účtů;
- vytvoření nových typů dokladů a dokladových řad použitých pro zaevidování stávajícího stavu neuhrazených pohledávek/závazků;
- vlastní zaevidování neuhrazených pohledávek/závazků (bez záloh a daňových dokladů k platbě);
- podchycení neuhrazených/uhrazených záloh a daňových dokladů k platbě;
- vytvoření pokladen a bankovních účtů organizace;
- doplnění stavů pokladen a bankovních účtů v modulu Peníze;
- zavedení ceníku v modulu Zboží;
- definování seznamu skladů, naplnění stavu skladových zásob;
- doúčtování případných kurzových rozdílů k zálohám;
- zaevidování stavů účtů;
- důsledná kontrola stavu a souhrnných hodnot zadaných dokladů ke dni přechodu;
- evidence majetku;
- zavedení personalistiky a příprava pro výpočet mezd.
A několik praktických rad na závěr – nejen pro přechod:
- V interních dokladech nepoužívejte účty, které mají zaškrtnut příznak Saldo. Interní doklady nemají možnost párování na předpis pohledávek/závazků. Pro operace např. typu odpis pohledávky použijte volbu Peníze – Vzájemné zápočty;
- Účty pokladen a bank rovněž používejte pouze v modulu Peníze – Pokladna a Peníze – Banka. Pokud byste je použili např. v interních dokladech, nebudou v modulech Pokladna, Banka souhlasit nejen Sumy, ale ani pokladní a bankovní knihy.
- Při párování úhrad na pohledávky/závazky důsledně sledujte, zda je doklad tzv. plně napárován (má příznak „Spárováno“). Nedopárování dokladů způsobuje nesoulad salda a stavu neuhrazených dokladů (viz Prodej/Nákup – Vydané faktury/Přijaté faktury – Výpočet stav úhrad k datu).
- V Účetnictví – Účetní výstupy – Účetní deník průběžně kontrolujte stav zaúčtování dokladů. Nezaúčtované doklady nejsou obsaženy v souhrnných výstupech typu Obratová předvaha, Stavy účtů, Rozvaha, Výkaz zisků a ztrát, Přehledy a dochází ke zkreslení jejich vypovídajících hodnot.
Proč použít tento způsob
Ačkoliv je popsaný postup časově náročnější, podle našich dlouholetých zkušeností je optimální – zajistí dokonalé a zcela přesné zachycení návazností dvou odlišných účetních softwarů. V budoucnu jistě oceníte tu trochu práce vynaložené navíc. Není však nutné vše provést okamžitě – např. doplnění stavů účtů, na nichž není sledováno saldo, můžete provést až po konečné účetní závěrce nebo majetek lze zadat i v průběhu nového účetního období.
Náš článek neobsahuje zcela detailní a komplexní popis převedení účetnictví. Technicky ani není možné postihnout veškeré situace a úzce specifické skutečnosti, které budete nuceni řešit. Nicméně věříme, že vám alespoň částečně pomohl při ujasnění si problematiky. V případě jakýchkoliv dotazů pak neváhejte kontaktovat naši zákaznickou podporu.