Účetní přechod na software ABRA FlexiBee

Změnit účetní systém na ABRA FlexiBee není složitá operace. Abychom vám přechod na náš systém maximálně usnadnili, připravili jsme podrobný seriál, kde vám přehledně ukážeme všechny kroky nutné k hladkému zprovoznění.

Se změnou ekonomického a účetního softwaru je nutné v první řadě zodpovědně přistoupit k návaznosti z účetního pohledu.

V zásadě mohou nastat dva stavy:

  1. organizace přechází současně s novým účetním obdobím nebo
  2. organizace přechází v průběhu účetního období.

Způsob správného účetního přechodu je v obou případech obdobný, přičemž v druhém případě je samozřejmě lehce časové náročnější, zejména v oblasti neuhrazených pohledávek a závazků a záloh. V tomto článku se budeme věnovat jednoduššímu případu, tedy situaci, kdy firma přechází na ABRA FlexiBee současně s novým účetním obdobím.

Začněte veškerými souvislostmi, které je nutné ke dni přechodu vyřešit:

  • napojit analytické evidence u vybraných rozvahových účtů v oblasti neuhrazených pohledávek/závazků a účetních sald;
  • nastavit oblast financí – pokladen a bankovních účtů;
  • propojit skladovou evidenci nejen z účetního pohledu;
  • zajistit kompletní účetní návaznost mezi jednotlivými účetními obdobími.

Dalším z důležitých kroků je i evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, popř. ostatních druhů majetku, a zavedení zaměstnanců včetně personalistiky.


Převod dat a nastavení systému

Vlastní převod dat je vhodné časově rozvrhnout tak, aby jednotlivé procesy na sebe logicky navazovaly a současně bylo možné co nejdříve začít software plnohodnotně využívat. Postup lze shrnout do následujících kroků:

  1. založení firmy a vyplnění údajů v nastavení firmy;
  2. vytvoření předchozího/předchozích účetních období;
  3. kontrola a doplnění účtového rozvrhu (pro vedení PÚ), předpisy zaúčtování pro DE;
  4. naplnění adres firem a jejich bankovních účtů;
  5. vytvoření nových typů dokladů a dokladových řad použitých pro zaevidování stávajícího stavu neuhrazených pohledávek/závazků;
  6. vlastní zaevidování neuhrazených pohledávek/závazků (bez záloh a daňových dokladů k platbě);
  7. podchycení neuhrazených/uhrazených záloh a daňových dokladů k platbě;
  8. vytvoření pokladen a bankovních účtů organizace;
  9. doplnění stavů pokladen a bankovních účtů v modulu Peníze;
  10. zavedení ceníku v modulu Zboží;
  11. definování seznamu skladů, naplnění stavu skladových zásob;
  12. doúčtování případných kurzových rozdílů k zálohám;
  13. zaevidování stavů účtů;
  14. důsledná kontrola stavu a souhrnných hodnot zadaných dokladů ke dni přechodu;
  15. evidence majetku;
  16. zavedení personalistiky a příprava pro výpočet mezd.


A několik praktických rad na závěr – nejen pro přechod:

  • V interních dokladech nepoužívejte účty, které mají zaškrtnut příznak Saldo. Interní doklady nemají možnost párování na předpis pohledávek/závazků. Pro operace např. typu odpis pohledávky použijte volbu Peníze – Vzájemné zápočty;
  • Účty pokladen a bank rovněž používejte pouze v modulu Peníze – Pokladna a Peníze – Banka. Pokud byste je použili např. v interních dokladech, nebudou v modulech Pokladna, Banka souhlasit nejen Sumy, ale ani pokladní a bankovní knihy.
  • Při párování úhrad na pohledávky/závazky důsledně sledujte, zda je doklad tzv. plně napárován (má příznak „Spárováno“). Nedopárování dokladů způsobuje nesoulad salda a stavu neuhrazených dokladů (viz Prodej/Nákup – Vydané faktury/Přijaté faktury – Výpočet stav úhrad k datu).
  • V Účetnictví – Účetní výstupy – Účetní deník průběžně kontrolujte stav zaúčtování dokladů. Nezaúčtované doklady nejsou obsaženy v souhrnných výstupech typu Obratová předvaha, Stavy účtů, Rozvaha, Výkaz zisků a ztrát, Přehledy a dochází ke zkreslení jejich vypovídajících hodnot.


Proč použít tento způsob

Ačkoliv je popsaný postup časově náročnější, podle našich dlouholetých zkušeností je optimální – zajistí dokonalé a zcela přesné zachycení návazností dvou odlišných účetních softwarů. V budoucnu jistě oceníte tu trochu práce vynaložené navíc. Není však nutné vše provést okamžitě – např. doplnění stavů účtů, na nichž není sledováno saldo, můžete provést až po konečné účetní závěrce nebo majetek lze zadat i v průběhu nového účetního období.

Náš článek neobsahuje zcela detailní a komplexní popis převedení účetnictví. Technicky ani není možné postihnout veškeré situace a úzce specifické skutečnosti, které budete nuceni řešit. Nicméně věříme, že vám alespoň částečně pomohl při ujasnění si problematiky. V případě jakýchkoliv dotazů pak neváhejte kontaktovat naši zákaznickou podporu.