Jak pracovat s uživateli v softwaru ABRA Flexi

ABRA Flexi umožňuje pokročilou správu uživatelů. Kromě běžného uživatele, který zpracovává účetní agendu, je možné se systémem pracovat v omezeném režimu např. pouze pro čtení nebo přistupovat pouze přes programátorské rozhraní REST-API. Jak tedy snadno přidat uživatele a nastavit správně jeho roli?

Postup při převedení licence ze současně pracujících uživatelů na pojmenované uživatele s právem zápisu

Nastavení můžete provést ručně dle návodu níže, případně můžete nechat Flexi, aby změnu provedlo automaticky a řešit posléze pouze případné korekce.

Uvedeme si konkrétní příklad. Mám starší variantu Profi+ se 3 současně pracujícími uživateli, uživatelů jsem měl založených 10. Vyhodnotili jsme, že po převedení na nový systém licencování budu potřebovat celkem 5 uživatelů s právem zápisu ve variantě ABRA Flexi Business.

ABRA Flexi po aktualizaci licenčního souboru (pojmenovaní uživatelé) rozpozná, že je v databázi více uživatelů, než kolik jich umožňuje licence aktivovat na typ NORMÁLNÍ (=právo zápisu). Všechny tedy převede do „mezistavu“ AUTOMATICKÝ, jednotlivé přístupy se aktivují na typ NORMÁLNÍ až po jejich přihlášení až do počtu 5 s tím, že minimálně jeden z takových uživatelů musí být hlavní administrátor. Ostatní uživatelé, na které „nezbylo“ místo, zůstanou v AUTOMATICKÉM režimu, případně se převedou po svém přihlášení do režimu POUZE PRO ČTENÍ.

Korekci samozřejmě můžete provést ručně dle instrukcí níže.

Úprava přes klientskou (desktopovou) aplikaci

Přístup do správy uživatelů přes klientskou aplikaci umožňuje provádět úpravy v nastavení uživatelů pro danou firmu (účetní jednotku).

Seznam uživatelů

Seznam uživatelů naleznete v menu NástrojeOsoby a uživatelé. Po kliknutí na tuto evidenci se otevře seznam všech uživatelů, kteří jsou v dané firmě (účetní jednotce) evidováni. V seznamu můžete provádět změny a definovat uživatelům oprávnění.

Jak založit nového uživatele?

Pokud potřebujete umožnit přístup novému uživateli, nejdříve jej zadejte do seznamu uživatelů v menu NástrojeOsoby a uživatelé a otevřete nový záznam tlačítkem Nový. Každému uživateli vyplňte přihlašovací jméno a heslo. Vyberte roli, která bude definovat, do jakých evidencí bude mít uživatel přístup a jaké akce bude moci provádět.

Poslední věcí, kterou je potřeba vyplnit, je typ uživatele. V ABRA Flexi jsou tři rozdílné typy uživatelů (Normální, REST-API a Pouze pro čtení). Pro uživatele typu Normální a REST-API je třeba mít zakoupený přístup.
Přihlašovací údaje

Normální uživatel (čerpá placený přístup)

Uživatel typu Normální je běžný uživatel ABRA Flexi, jehož zásadní vlastností je, že má právo zapisovat a provádět změny. Může se přihlásit do desktopové aplikace i do webového rozhraní. Každý uživatel typu Normální spotřebovává jeden zakoupený přístup z licence.

Uživatel REST-API (čerpá placený API přístup)

Jedná se o speciálního uživatele, který využívá přístup do ABRA Flexi REST-API. Tento uživatel se nemůže přihlásit do desktopové aplikace, ani do webového rozhraní. Jeho cena je ale oproti uživateli typu Normální výhodnější. Pokud tedy potřebujete na ABRA Flexi napojit např. e-shop, je dobré využít uživatele tohoto typu.

Přihlašovací jména doporučujeme zadávat podle toho, k čemu je daný REST-API uživatel určen. Například pokud budete chtít založit uživatele pro napojení e-shopu, doporučujeme mu dát jméno „eshop“. Typ uživatele nastavte na REST-API. Vyplněním pole Role uživatele omezíte uživateli přístup do evidencí v ABRA Flexi.

Uživatel Pouze pro čtení (nečerpá přístup, je bezplatný)

Uživatel typu Pouze pro čtení umožňuje přístup do ABRA Flexi jak přes desktopovou aplikaci, tak přes webové rozhraní. Jak již ale jeho název napovídá, může takovýto uživatel pouze číst. Nesmí zapisovat žádná data. Těchto uživatelů můžete mít v ABRA Flexi zadáno neomezeně mnoho. Žádnou licenci nespotřebovává. Typ uživatele Pouze pro čtení se hodí například pro jednatele, který potřebuje mít přehled o tom, jak si jeho firma vede, ale nepotřebuje do účetnictví zapisovat. Typ uživatele tedy nastavte na Pouze pro čtení a roli uživatele Jen číst.

Přidání uživatele z jiné firmy

Pokud potřebujete nově založeného uživatele přidat do další firmy, kterou účtujete v ABRA Flexi, stačí se přihlásit do příslušné firmy, do níž má mít zaměstnanec přístup. Opět zvolíte modul NástrojeOsoby a uživatelé a kliknete na tlačítko Přidat uživatele z jiné firmy.

Zobrazí se seznam všech uživatelů, kteří mají přístup do vašeho ABRA Flexi a vyberete toho, kterého chcete do aktuálně otevřené firmy přidat.

Výběr uživatele

Odebrání uživatele

Pokud uživatel v ABRA Flexi aktivně pracoval, jeho uživatelskému jménu vznikla vazba na doklady a není tedy možné ho pouze odstranit označením jeho jména a tlačítkem Smazat.

Takovému uživateli je potřeba změnit heslo, nastavit typ uživatele Pouze pro čtení a roli uživatele ZABLOKOVÁN: Neaktivní uživatel. Tím zajistíte, že se do ABRA Flexi nebo vybrané firmy již nebude moci přihlásit. Dále je dobré takovému uživateli na záložce Správa omezit platnost do jednoho roku od ukončení spolupráce, abyste ho v následujícím období již v seznamu uživatelů neviděli. Např. pokud omezíte uživateli platnost do roku 2017, v účetním období 2018 se již v seznamu uživatelů nezobrazí.

Změna záznamu Osoby a uživatelé

Úprava přes webové rozhraní

Přístup do správy uživatelů přes webové rozhraní umožňuje provádět úpravy napříč všemi založenými firmami a nabízí přehledný soupis všech založených uživatelů a jejich atributů. Lze volit typ uživatele (NORMÁLNÍ, POUZE PRO ČTENÍ, REST-API) a nebo ho jednoduše zablokovat. Webové rozhraní vyvoláte zadáním adresy serveru, kde běží Vaše Flexi, do webového prohlížeče. Adresu serveru naleznete (v případě provozu v cloudu) na Vašem zákaznickém odkazu (v aplikaci přes volbu Nápověda -> Můj Flexi), u Vašeho IT správce a nebo opět přímo v aplikaci pod volbou Nápověda -> O aplikaci -> Detaily o aplikaci -> Adresa centrálního serveru.

Dále je potřeba říci, že na takovou úpravu je potřeba disponovat plnými administrátorskými právy.

Nejdříve zvolte v pravém horním rohu Vaše uživatelské jméno a následně položku Systémové nastavení.

Systémové nastavení

Poté už se můžete pustit do samotné úpravy uživatelských přístupů ve volbě Uživatelé:
Uživatelé

Po zvolení daného uživatele, kterého chcete upravit, se objeví editační formulář:

Úprava uživatele