ABRA FlexiBee nově přichází s možností importovat z Excelu nejen pohledávky a závazky, ale i další doklady.
- Faktury vydané,
- Faktury přijaté,
- Pokladna,
- Banka,
- Interní doklady,
- Skladové doklady,
- Objednávky přijaté,
- Objednávky vydané,
- Nabídky přijaté,
- Nabídky vydané,
- Poptávky přijaté,
- Poptávky vydané,
- Kusovník,
- Zakázky.
Novinka se poprvé objevila ve verzi 2016.4. , která již také umožňuje udržovat v Excelu prodejní a nákupní ceny pro různé odběratele a dodavatele a atributy u ceníku.
Vyzkoušejte si postup podle video-návodu Import z Excelu do FlexiBee.
Excel jako velmi populární nástroj zpřístupňuje přechod na FlexiBee i uživatelům bez rozsháhlých IT znalostí. I když pro experty máme připravené špičkové rozhraní REST API, jsme rádi, že můžeme nabídnout i jednodušší importy z Excelu.
Rozšíření možností importů dokladů
V nové verzi přibyla možnost importu vydaných a přijatých faktur, banky a pokladny. Od verze 2017.1 je možné importovat i položky dokladů. Díky tomuto rozšíření je možné importovat i doklady, které v bezpoložkové formě postrádají smysl jako například Příjemky/Výdejky. Importy faktur dávají firmám jednoduché možnosti v převodu dat při změně systému na ABRA FlexiBee.
Také účetní firmy jistě v hojné míře využijí importu faktur a pokladních dokladů v případě, kdy klient nabízí podklady pouze v Excelu.
Nástrojem s obrovskou využitelností je import bankovních pohybů. Pokud jste již řešili, že vaše banka neumí vyexportovat pohyby v jiném formátu než XLS nebo CSV, nebo se za strojově zpracovatelné formáty (ABO, MultiCash,…) požaduje doplatek, pak import bankovních pohybů bude optimálním řešením. Postup je jednoduchý:
- Stáhnete výpis z banky a otevřete ho v Microsoft Excel, OpenOffice nebo LibreOffice Calc.
- Doplníte sloupce s typem dokladu a typem pohybu.
- Odstraníte zbytečné sloupce tak, aby vám v souboru zbyly jen ty důležité jako variabilní symbol, částka, datum a popis transakce.
- Zahájíte import.
Import probíhá standardní cestou v tabulce dané evidence pod ikonou Export/Import nebo v menu Nástroje – Import – Import z Excelu. Nastavíte sloupečky obsažené v XLS souboru včetně jejich pořadí a spustíte import.
Importy prodejních a nákupních cen do ceníku
Další novinkou je import prodejních a nákupních cen do ceníku. Udržovat tyto ceny ručně je nadlidský úkol, ale s využitím Excelu se vaše práce značně zjednoduší. Příkladem může být evidence obchodníka v excelovské tabulce, ve které jeden sloupeček obsahuje zkratku zboží, druhý zkratku odběratele a třetí prodejní nebo nákupní cenu. Import zajistí synchronizaci těchto dat s ABRA FlexiBee. Možné je také v Excelu využívat střediska, ceníkové skupiny apod.
Import atributů do ceníku
FlexiBee s rozšířením pro e-shopy umožňuje u každého ceníku definovat různé atributy, jako jsou např. úhlopříčka monitoru, spotřeba žárovky, výdrž na baterii u mobilního telefonu atd. Správa atributů je přes FlexiBee náročnější, za použití Excelu se práce usnadní.
Hromadné změny pomocí importu z Excelu
Ve FlexiBee postupně přibývají možnosti hromadných změn v tabulkách. Již nyní je možné měnit zaúčtování na dokladech, řádek DPH a řádek kontrolního hlášení. Mnoha uživatelům to však nestačí. Ideálním řešením je opět využití REST-API, ale my nyní zůstaneme u Excelu. Například pro změnu střediska nebo zakázky u několika málo konkrétních dokladů se nabízí ruční metoda. Ale je-li jich více? Do Excelu stačí vyexportovat čísla dokladů a přidat sloupec se zakázkou nebo střediskem a naimportovat zpět do systému. Během chvíle takto upravíte stovky dokladů bez toho, aniž byste museli každý z nich otvírat a měnit.
FlexiBee si pamatuje nastavení předchozího importu
Od verze 2016.4. si ABRA FlexiBee pamatuje poslední použité nastavení pro každého uživatele a každý jednotlivý import. Nedochází tak již k tomu, že po vypnutí systému musí uživatel znovu vybírat potřebné sloupečky.
Exportovat ve formátu vhodném pro import
Pokud se rozhodnete pomocí Excelu přenášet data z jedné účetní jednotky do druhé, tak jistě využijete i možnost Exportu ve formátu vhodném pro import.
Při exportu do Excelu ABRA FlexiBee exportuje některé sloupečky jejich lokalizovanou hodnotou. Například typ pohybu jako Příjem nebo Výdej. Takovýto xls soubor ale není možné zpětně naimportovat, protože systém vyžaduje místo Příjem hodnotu typPohybu.prijem a místo Výdej hodnotu typPohybu.vydej. Pokud ale z ABRA FlexiBee vyexportujete data ve formátu vhodném pro import, budou ve sloupci Typ pohybu rovnou tyto hodnoty a Excel tedy půjde naimportovat do jiné firmy bez problémů.
Stažení nejnovější verze FlexiBee
Vyzkoušejte si postup podle video-návodu Import z Excelu do FlexiBee.